Aftrekbare en niet-aftrekbare kosten
Om te bepalen of kosten aftrekbaar zijn, moeten ze eerst worden geïdentificeerd en gecategoriseerd als zakelijke of persoonlijke kosten. Persoonlijke kosten zijn niet aftrekbaar, terwijl zakelijke kosten doorgaans wel aftrekbaar zijn. Daarbij is het essentieel om te letten op specifieke uitsluitingen en aftrekbeperkingen die gelden binnen de Nederlandse inkomstenbelasting.
Uitsluitingen en aftrekbeperkingen bij algemene kosten
Bij de inkomstenbelasting zijn er specifieke regels die bepalen welke kosten aftrekbaar zijn. Niet-aftrekbare kosten omvatten onder andere dwangsommen, geldboetes, bestuurlijke boetes, steekpenningen en kosten die verband houden met misdrijven. Bovendien zijn kosten die zijn gemaakt voor het verkrijgen van inkomsten die niet belast zijn, ook uitgesloten van aftrek.
In 2024 geldt een drempel van € 5.600 (2023: € 5.100) voor algemene kosten met beperkte aftrek. Ondernemers kunnen ervoor kiezen om in plaats van deze drempel 80% van deze kosten af te trekken in hun aangifte inkomstenbelasting.
Werkruimtekosten
Werkruimtekosten zijn niet aftrekbaar als de woning, inclusief werkruimte, tot het privévermogen behoort, tenzij aan specifieke voorwaarden is voldaan. Aftrek is mogelijk als de werkruimte een zelfstandig deel van de woning vormt, zoals een eigen ingang en sanitaire voorzieningen, en als de belastingplichtige minimaal 30% van zijn inkomen in deze werkruimte verdient. De Belastingdienst biedt een hulpmiddel ‘Werkruimte in de woning’ om te bepalen of kosten aftrekbaar zijn.
Voedsel, dranken, genotmiddelen en representatiekosten
Voedsel, dranken en genotmiddelen zijn niet volledig aftrekbaar vanwege het veronderstelde privévoordeel. Representatiekosten, zoals personeelsfeesten en relatiegeschenken, zijn slechts gedeeltelijk aftrekbaar (doorgaans 80%) vanwege hun gemengde zakelijke en persoonlijke aard. Voor voedsel, dranken en genotmiddelen in een kerstpakket geldt de aftrekbeperking niet, mits het geheel als een klein geschenk wordt beschouwd en onder de werkkostenregeling valt.
All-in prijzen en specifieke kosten
Bij “all-in prijzen” dient de factuur in principe te worden opgesplitst in aftrekbare en gedeeltelijk aftrekbare kosten, tenzij het gaat om te verwaarlozen onderdelen van de prijs. Voor voedsel, dranken en genotmiddelen in een kerstpakket geldt de aftrekbeperking niet.
Reclame- en congreskosten
Reclamekosten die gericht zijn op algemene naamsbekendheid zijn volledig aftrekbaar. Congreskosten zijn beperkt aftrekbaar, terwijl kosten voor vakcursussen en bedrijfsopleidingen volledig aftrekbaar zijn. Voor reis- en verblijfkosten die verband houden met congressen geldt een aftreklimiet van € 1.600 in 2024, tenzij het bijwonen van het congres noodzakelijk was voor het werk.
Persoonlijke kosten en aftrekbeperkingen
Persoonlijke kosten zijn over het algemeen niet aftrekbaar, zoals werkruimtekosten (indien niet voldaan aan de voorwaarden), persoonlijke verzorging en kledingkosten (met uitzondering van werkkleding). Algemene literatuur is niet aftrekbaar, net als een thuis telefoonabonnement, hoewel zakelijke telefoongesprekken wel aftrekbaar zijn.
Reis- en verblijfkosten
Reis- en verblijfkosten hebben een aftreklimiet van €1.600 in 2024 voor niet-zakelijke reiskosten. Voor zakelijke reiskosten met het openbaar vervoer, taxi en vliegtuig zijn de kosten volledig aftrekbaar. Voor privévervoermiddelen geldt een aftreklimiet van € 0,23 per kilometer voor zakelijk gebruik (2023: € 0,21).
Verhuiskosten en dubbele huisvestingskosten
Verhuiskosten zijn aftrekbaar als ze zakelijk zijn en noodzakelijk vanwege het werk. Dubbele huisvestingskosten zijn aftrekbaar voor maximaal twee jaar, mits ze voldoen aan de gestelde voorwaarden, zoals het aantonen dat de kosten noodzakelijk zijn vanwege de werkomstandigheden.
Privébezittingen in de onderneming
Voor privébezittingen die worden gebruikt in de onderneming, is een deel van de kosten aftrekbaar, gebaseerd op de periode van zakelijk gebruik. Het is noodzakelijk om redelijke schattingen te maken en deze aannemelijk te kunnen maken voor de Belastingdienst.
Vennootschapsbelasting en aftrekbeperkingen
De regels omtrent vennootschapsbelasting verschillen enigszins van die voor inkomstenbelasting. Hoewel zakelijke uitgaven binnen de vennootschapsbelasting over het algemeen minder ter discussie staan, zijn er nog steeds enkele aftrekbeperkingen die relevant zijn. Bedrijven die onderworpen zijn aan vennootschapsbelasting moeten deze beperkingen kennen om hun belastingaangifte correct in te vullen en optimaal gebruik te maken van de beschikbare aftrekmogelijkheden.
Aftrekbeperkingen voor bedrijven zonder personeel
Bedrijven die vennootschapsbelasting betalen en geen personeel hebben, moeten rekening houden met de uitsluiting van aftrek voor bepaalde algemene kosten. Dit verandert echter als het bedrijf werknemers in dienst heeft. In dat geval zijn er ook algemene kosten die slechts beperkt aftrekbaar zijn, zoals kosten voor representatie, voedsel, congressen en excursies.
Specifieke regel voor representatiekosten
Wanneer een bedrijf representatiekosten maakt en niet kan aantonen dat deze kosten ten behoeve van het bedrijf zijn gemaakt, zijn deze kosten volledig niet aftrekbaar. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de kosten uitsluitend de privébelangen van de directeur-grootaandeelhouder (DGA) dienen.
Aftrekdrempel voor beperkt aftrekbare kosten
De maximale aftrekbeperking bedraagt € 5.600 in 2024, maar kan worden verhoogd tot 0,4% van het gezamenlijke loon van alle werknemers. De bv kan kiezen of zij een vast bedrag van € 5.600 of 0,4% van de loonsom als aftrekdrempel hanteert, of dat zij 26,5% van de beperkt aftrekbare kosten niet aftrekt.
