Aftrekbare en niet-aftrekbare kosten
Om te bepalen of kosten aftrekbaar zijn, moeten ze eerst worden geïdentificeerd als zakelijke of persoonlijke uitgaven. Persoonlijke kosten zijn niet aftrekbaar; zakelijke kosten in principe wel. Daarbij is het belangrijk rekening te houden met specifieke uitsluitingen en aftrekbeperkingen binnen de Nederlandse inkomstenbelasting.
Uitsluitingen en aftrekbeperkingen bij algemene kosten
De wet sluit een aantal kosten uitdrukkelijk uit van aftrek. Het gaat onder meer om dwangsommen, geldboetes, bestuurlijke boetes, steekpenningen en kosten die verband houden met misdrijven. Ook kosten die zijn gemaakt voor het genereren van onbelaste inkomsten zijn niet aftrekbaar. Voor een aantal overige kosten geldt een drempel van € 5.700 (2026). Ondernemers kunnen er ook voor kiezen om in plaats van deze drempel 80% van deze kosten af te trekken in hun aangifte inkomstenbelasting.
Werkruimtekosten
Werkruimtekosten zijn in beginsel niet aftrekbaar wanneer de woning tot het privévermogen behoort. Aftrek is uitsluitend mogelijk als de werkruimte een zelfstandig deel van de woning vormt — met een eigen ingang en sanitaire voorzieningen — én als minimaal 30% van het inkomen in die ruimte wordt verdiend. De Belastingdienst biedt het hulpmiddel ‘Werkruimte in de woning’ om dit te beoordelen.
Voedsel, dranken, genotmiddelen en representatiekosten
Kosten voor voedsel, dranken en genotmiddelen zijn niet volledig aftrekbaar vanwege het veronderstelde privévoordeel. Representatiekosten — zoals personeelsfeesten en relatiegeschenken — zijn slechts gedeeltelijk aftrekbaar (doorgaans 80%) vanwege hun gemengde zakelijke en persoonlijke karakter. Een uitzondering geldt voor voedsel, dranken en genotmiddelen in een kerstpakket: de aftrekbeperking is dan niet van toepassing, mits het geheel als een klein geschenk wordt beschouwd en onder de werkkostenregeling valt.
All-in prijzen en specifieke kosten
Bij all-in prijzen dient de factuur in principe te worden opgesplitst in aftrekbare en gedeeltelijk aftrekbare kosten, tenzij de beperkt aftrekbare onderdelen te verwaarlozen zijn. Voor voedsel, dranken en genotmiddelen in een kerstpakket geldt de aftrekbeperking niet.
Reclame- en congreskosten
Reclamekosten gericht op algemene naamsbekendheid zijn volledig aftrekbaar. Congreskosten zijn beperkt aftrekbaar, terwijl kosten voor vakcursussen en bedrijfsopleidingen volledig in aftrek kunnen worden gebracht. Voor reis- en verblijfkosten in verband met congressen geldt een aftreklimiet van € 1.500 (2026), tenzij het bijwonen van het congres aantoonbaar noodzakelijk was voor de uitoefening van het beroep.
Persoonlijke kosten en aftrekbeperkingen
Persoonlijke kosten zijn over het algemeen niet aftrekbaar. Denk aan werkruimtekosten die niet aan de voorwaarden voldoen, persoonlijke verzorging en kleding — met uitzondering van werkkleding met een bedrijfslogo van minimaal 70 cm². Algemene literatuur en een privé-telefoonabonnement zijn evenmin aftrekbaar, al zijn zakelijke telefoongesprekken dat wel.
Reis- en verblijfkosten
Voor niet-zakelijke reiskosten geldt een aftreklimiet van € 1.500 (2026). Zakelijke reiskosten met het openbaar vervoer, taxi of vliegtuig zijn volledig aftrekbaar. Voor eigen vervoer geldt een aftrek van € 0,23 per zakelijk gereden kilometer (2026).
Verhuiskosten en dubbele huisvestingskosten
Verhuiskosten zijn aftrekbaar als ze zakelijk van aard zijn en noodzakelijk vanwege de werksituatie. Dubbele huisvestingskosten zijn aftrekbaar voor maximaal twee jaar, mits de noodzaak ervan aantoonbaar is.
Privébezittingen in de onderneming
Worden privébezittingen (deels) zakelijk gebruikt, dan is een evenredig deel van de kosten aftrekbaar op basis van de periode van zakelijk gebruik. Het is daarbij noodzakelijk om redelijke schattingen te onderbouwen en aannemelijk te maken tegenover de Belastingdienst.
Vennootschapsbelasting en aftrekbeperkingen
De regels voor de vennootschapsbelasting wijken op een aantal punten af van die voor de inkomstenbelasting. Hoewel zakelijke uitgaven in de vennootschapsbelasting over het algemeen minder ter discussie staan, zijn er ook hier aftrekbeperkingen waar bedrijven rekening mee moeten houden. Een goede kennis van deze regels voorkomt fouten in de aangifte en helpt om optimaal gebruik te maken van de beschikbare aftrekmogelijkheden.
Aftrekbeperkingen voor bedrijven zonder personeel
Bv’s zonder personeel moeten rekening houden met de uitsluiting van aftrek voor bepaalde algemene kosten. Zodra een bedrijf werknemers in dienst heeft, gelden aanvullende beperkingen voor kosten zoals representatie, voedsel, congressen en excursies.
Specifieke regel voor representatiekosten
Representatiekosten zijn volledig niet aftrekbaar wanneer niet kan worden aangetoond dat ze ten behoeve van de onderneming zijn gemaakt. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de kosten uitsluitend de privébelangen van de directeur-grootaandeelhouder (DGA) dienen.
Aftrekdrempel voor beperkt aftrekbare kosten
Voor gemengde kosten — zoals representatie, congressen en voedsel en drank — kan een bv kiezen tussen twee methoden. Bij de drempelmethode zijn deze kosten niet aftrekbaar tot € 5.700 (2026), of — als dat hoger uitvalt — tot 0,4% van het gezamenlijk belastbare loon van alle werknemers; het meerdere daarboven is volledig aftrekbaar. Bij de percentagemethode brengt de bv 73,5% van alle gemengde kosten in aftrek, waarbij de resterende 26,5% niet aftrekbaar is en er geen afzonderlijke drempel geldt. Welke methode het voordeligst uitpakt, hangt af van de hoogte van de gemengde kosten en de loonsom. Het is daarom verstandig om beide varianten jaarlijks te vergelijken.
Let op: vanaf 2026 is de berekening van de 0,4%-loonsom gewijzigd. WKR-vergoedingen tellen niet langer mee; alleen het loon waarover daadwerkelijk loonbelasting wordt ingehouden is nog relevant. Voor sommige bv’s kan dit betekenen dat de drempel lager uitvalt en er meer ruimte ontstaat voor aftrek van gemengde kosten.
