Voor veel mkb-ondernemers is het een spannend moment: de aankondiging van de Belastingdienst voor een controle. Of het nu gaat om omzetbelasting, loonheffingen, inkomsten- of vennootschapsbelasting – een boekenonderzoek kan altijd aangekondigd worden.

In dit artikel blog leggen we je stap voor stap uit wat je kunt verwachten:
– Hoe vaak belastingcontroles voorkomen.
– Wat je moet doen om je goed voor te bereiden.
– Welke documenten je op orde moet hebben.
– Wat de do’s & don’ts zijn tijdens het bezoek.
– Waar mkb’ers in de praktijk vaak op worden afgerekend.

Met praktijkvoorbeelden en concrete tips zorgen we dat jij klaar bent voor een soepel verloop.

Hoe vaak komt de Belastingdienst controleren?

De meeste ondernemers krijgen zelden of nooit bezoek van de Belastingdienst. Toch worden jaarlijks duizenden controles uitgevoerd – soms willekeurig, soms op basis van signalen.

Redenen voor controle kunnen zijn:
– Een opvallend verlies, teruggave of margeverschil
– Sterke afwijkingen ten opzichte van branchegemiddelden
– Een btw-teruggave die wordt nagekeken
– Tips van derden of eerdere controles
– Controle op specifieke thema’s, zoals gebruik van de auto van de zaak

Hoe bereid je je goed voor?

Een goede voorbereiding is de sleutel tot rust en controle over het proces. Als je de volgende stappen doorloopt, kom je niet voor verrassingen te staan.

1. Lees de aankondiging goed door

Begrijp wat het doel is van de controle. Gaat het om de btw over 2024? Of om de loonheffingen van het afgelopen kwartaal? Maak een notitie van:
– De belastingmiddelen waarop de controle zich richt.
– De periode die wordt gecontroleerd.
– De gevraagde documenten.
– De datum van het bezoek.

2. Verzamel de gevraagde documentatie vooraf

Zorg dat je voorafgaand aan het bezoek de stukken digitaal of geordend op papier aanlevert. Denk aan:
– Grootboek en dagboeken.
– Aangiften en aanslagen (btw, loon, ib/vpb).
– Loonadministratie en arbeidscontracten.
– Bankafschriften en facturen.
– Kilometerregistraties, kassystemen.
– Inkoop- en verkoopoverzichten.

3. Controleer je administratie op volledigheid en logica

Bekijk of bedragen overeenkomen tussen verschillende systemen: kloppen de loonaangiftes met de journaalposten? Zijn er geen boekingen met vage omschrijvingen? Is het verschil tussen kas en bank logisch te verklaren?

4. Bereid je voor op vragen van de inspecteur

De Belastingdienst zal tijdens de controle vragen stellen over posten in je administratie of over de manier waarop je bepaalde zaken hebt ingericht. Denk aan:
– Waarom zijn er verschillen tussen jaren of kwartalen?
– Wat is het zakelijke karakter van bepaalde kosten?
– Hoe zijn reiskosten, personeelsvergoedingen of investeringen verantwoord?
– Is er sprake van privégebruik van bedrijfsmiddelen?

Je kunt deze vragen zelf beantwoorden, maar je mag ook afspreken met je adviseur dat hij of zij de beantwoording voor zijn rekening neemt. Dit is vooral handig als je het spannend vindt, of niet precies weet hoe je iets fiscaal moet uitleggen.

5. Oefen het gesprek of de aanpak samen met je adviseur

Bespreek vooraf wie wat doet. Wil je zelf het eerste contact met de inspecteur leggen, of liever direct doorverwijzen naar je accountant? Beide is goed, zolang het helder is.

– Doorloop samen met je adviseur de aandachtspunten.
– Bepaal wie welke vragen beantwoordt.
– Spreek af hoe je reageert als je iets niet weet (bijv. “Dat zoeken we even op”).

6. Zorg dat de juiste persoon beschikbaar is

Tijdens het bezoek is het belangrijk dat iemand inhoudelijk én praktisch de vragen kan beantwoorden. Vaak is dit de ondernemer zelf, ondersteund door de accountant of boekhouder.

Wat zijn de do’s en don’ts tijdens de controle?

Do’s:
– Wees transparant en eerlijk.
– Beantwoord vragen concreet.
– Leg afspraken vast.
– Zorg voor een rustige werkomgeving op de dag van de controle.

Don’ts:
– Gok niet op antwoorden.
– Geef geen ongevraagde extra informatie.
– Minimaliseer geen fouten.

Veelvoorkomende aandachtspunten voor mkb’ers

De Belastingdienst let vaak extra op deze punten:
– Privégebruik auto
– Loonkosten en vergoedingen
– Representatiekosten
– Investeringen en afschrijvingen
– Kasverschillen

Heb jij binnenkort een belastingcontrole?

En wil je goed voorbereid zijn voor als het zover is?

Sanacount helpt je graag bij de voorbereiding van een belastingcontrole. Wij beoordelen je administratie, oefenen het gesprek en zorgen dat je weet waar je op moet letten. Zo ga jij met vertrouwen het gesprek aan met de Belastingdienst.