Welkom bij de afdeling Afval van de gemeente Rhenen
De gemeente Rhenen is één van de gemeenten binnen Nederland die de vuilnisophaaldienst en de milieustraat in eigen beheer heeft. Deze case speelt zich af binnen het administratiekantoor van de afdeling Afval.
Elke gemeente krijgt, zeker als het gaat om afval, een aantal belangrijke taken en doelen opgelegd vanuit de overheid. Afval beter scheiden, minder restafval overhouden, een betere bronscheiding, noem ze maar op. Om aan deze taken gehoor te geven, is er een afvalbeleid binnen elke gemeente, zo ook in Rhenen. In dit beleid staan de maatregelen die de gemeente treft om de gestelde doelen te behalen binnen de gestelde termijn.
Regelmatig rapporteren
Om de organisatie, met name de raad en het college, op de hoogte te houden van de impact die de getroffen maatregelen hebben, dient er met enige regelmaat gerapporteerd te worden. Deze rapporten dienen inzicht te bieden in de veranderingen in kwantiteiten per afvalstroom over verloop van tijd. Met behulp hiervan houdt de organisatie grip op de impact die het afvalbeleid maakt, en in hoeverre deze in lijn is met de gestelde doelen.
In de situatie voorafgaand aan deze case was er sprake van een veelvoorkomende situatie binnen veel administratieve afdelingen. Dit was een situatie waarin de administratie en rapportages nog veel handmatig werk vereisen. Het voorbereidende werk voor de rapportages, bestaande uit het opstellen van figuren die grafische ondersteuning bij de terugkoppeling richting de organisatie verzorgen, kon wel dagen werk omvatten.
Rapportageproces verbeteren met Power BI
Het doel van dit project werd zodoende om het rapportageproces te verbeteren zodat rapportages snel beschikbaar zijn. De tijd die hiermee vrijkomt, kan door de medewerkers worden besteed aan niet het administreren, maar monitoren van de cijfers en proactief adviseren richting de organisatie.
Om dit doel te behalen is gekozen te gaan werken met Power BI. Dit is een door Microsoft ontwikkelde tool die het mogelijk maakt om grote hoeveelheden data te analyseren en te transformeren naar nuttige informatie. De administratie, die tot op heden slechts een verplichting was, wordt daarmee gebruikt als basis voor het verkrijgen van een inzicht in afvalstromen dat altijd up-to-date is. Omdat Power BI is ontwikkeld door Microsoft, sluit het qua gebruik en uitstraling aan op andere Microsoft Office programma’s, zoals Word, Outlook, Excel en PowerPoint. Omdat de organisatie van de klant al gebruik maakt van het Microsoft Office pakket, helpt dit bij de implementatie. De algehele (en zogenoemde) look-en-feel van de tool is meteen bekend voor medewerkers.
Van start; brondocumenten opnieuw inrichten
De brondocumenten waarop gerapporteerd wordt, worden door de administratie verzameld in diverse Excel bestanden. Deze bronbestanden werden tot op heden ook gebruikt bij het maken van de rapportages. Echter, deze bronbestanden waren tot op zekere hoogte ook gemaakt om mee te rapporteren. Dat wil zeggen: ze waren goed opgemaakt en plezierig voor het oog, met verschillende tabellen binnen dezelfde Excel sheets. Dit maakt het lastig om diepgaand te rapporteren op de data, omdat je daarvoor het liefst een ‘platte’, en hele kale inrichting van de Excel bestanden prefereert. Power BI is een hele nuttige tool, maar het is (ondanks de vele mogelijkheden) nog altijd een computer. Deze heeft dus een bepaalde logica nodig in de data die je aan het programma ‘voert’. Samengevoegde cellen, diverse tabellen binnen hetzelfde blad en dat soort zaken, zijn moeilijker uit te leggen aan een computer dan een eenduidige (en hele saaie) tabel.
De eerste stap was zodoende om de bestaande brondocumenten opnieuw in te richten, zodat deze zichzelf optimaal lenen tot het creëren van diepgaande rapportages. Deze kale, onaantrekkelijke Excel bestanden worden ingelezen in Power BI.
Actueel en diepgaand inzicht in afvaldata
Binnen Power BI zijn, in overleg met de opdrachtgever, een aantal dashboards gecreëerd. Deze bieden een actueel en diepgaand inzicht in de hoeveelheden huishoudelijk afval die de huishoudens van gemeente Rhenen produceren, maar ook hoe zij hun afval scheiden. Daarnaast wordt ook data van de milieustraat gebruikt om hier eveneens ontwikkelingen omtrent afvalstromen tot in detail te kunnen monitoren. Middels een aantal nuttige KPI’s, zoals de aantallen kilo’s afval per inwoner, kilo’s afval per bezoeker van de milieustraat en andere, zijn de dashboards compleet gemaakt.
Vergelijking met andere gemeenten
Het voordeel van data-analyse binnen een gemeente, is dat veel data van alle andere gemeenten in Nederland, openbaar toegankelijk is. Hier hebben we goed gebruik van gemaakt door ook gegevens van andere gemeenten in de regio in het dashboard te betrekken. Dit stelt de gemeente Rhenen in staat om zowel huidige prestaties op het gebied van afval, als verbeteringen over verloop van tijd te vergelijken met andere gemeenten.
Een oog op de toekomst
Met het oog op de toekomst is er tevens een tweede dashboard gemaakt waaruit de medewerkers inzicht verkrijgen in het gebruik van afvalpassen door de inwoners van de gemeente. Afvalpassen worden gebruikt bij de milieustraat, maar ook bij ondergrondse containers in diverse buurten binnen de gemeente. Inzicht in deze data is van belang omdat het afvalbeleid ook is ingestoken om op het gebruik van deze passen te sturen. In de toekomst gaan er meer van zulke ondergrondse containers komen. Waar er in het verleden voor de afvalstromen al Excel bestanden waren, was er voor het gebruik van de afvalpassen tot op heden nog geen manier om inzicht te verkrijgen in de data. Met behulp van het dashboard kan ook met gemak gerapporteerd worden op de impact van het beleid op dit segment van het kader Afval. Door hier gebruik te maken van geanonimiseerde data kan de organisatie nu diepgaande analyses uitvoeren, zonder dat de privacy van inwoners in gevaar komt.
Meer tijd voor doelstellingen en optimale prestaties
Door als organisatie te kiezen voor het inzetten van Power BI is binnen het afvaladministratiekantoor een transitie ingezet. Waar administratieve werkzaamheden met beperkte complexiteit en toegevoegde waarde tot voorheen veel tijd in beslag namen, is er nu ruimte voor werknemers om, met zicht op actuele data, in te spelen op ontwikkelingen en optimaal te presteren met het oog op de doelen die zijn gesteld.
Duidelijk is dat de tijd die wordt besteed aan het voorbereiden van rapportages terug is gebracht. Daarnaast is door het automatiseren van de rapportages ook de betrouwbaarheid van de rapporten significant verhoogd.
Duurzaam resultaat met een gedegen overdracht
Om het optimale gebruik van de dashboards duurzaam te waarborgen binnen de organisatie is veel tijd besteed aan de overdracht. Naast een uitgebreide werkinstructie zijn de collega’s die de dashboards gaan gebruiken meegenomen bij elke stap in het proces. Aan het einde is het beheer over de dashboards volledig overgedragen naar het team, zodat deze zelfstandig verder kunnen werken met de dashboards.
Samenwerking met gemeentewerf Remmerden
Robert: “De tijd die ik heb besteed bij de gemeentewerf Remmerden zal ik niet snel vergeten. Dat je te midden van beleidsmedewerkers, administratieve krachten en de buitendienst zit, maakt dat er een leuke, voor mij onbekende sfeer, maar vooral ook een hands-on mentaliteit hangt. Dit heeft gemaakt dat de oplossingen die ik aanbood in de vorm van Power BI en de werkwijze hieromtrent, al snel goed werden ontvangen. Collega’s zagen snel handvatten in de dashboards om hun taken beter uit te voeren. De ruimte die mij werd gegeven om in verregaande mate zelf te onderzoeken en vervolgens te adviseren over de beste samenstelling van de dashboards, maakt eveneens dat het voor mij ook een hele leerzame periode is geweest.”
