Waarom zou je jouw administratie digitaal voeren?
Misschien ken je het (nog) wel, zo’n uitpuilende schoenendoos met bonnetjes en bankafschriften. Eens in het kwartaal gaat deze naar de boekhouder en die gaat dan aan de slag met uitzoeken en verwerken. Vervolgens wordt alles handmatig opgesteld om zo de btw-aangifte in te kunnen dienen. Inderdaad, dat is niet meer van deze tijd én is niet (kost)efficiënt. Toch komen we bovenstaand scenario nog best wel eens tegen. Daarom maken we in deze blog duidelijk waarom een digitale administratie zoveel voordelen heeft ten opzichte van een papieren administratie.
Waarom digitaal als het ook op papier kan?
In het begin zal dit erg wennen zijn. Je moet alles inscannen (door een foto te maken via de app of het scanapparaat). Zodra alle documenten online staan, kan je de papieren administratie versnipperen. De stukken die aankomen via de mail hoef je op deze manier nooit te printen. Doordat je alle stukken online hebt, kan je er ook 24/7 bij. Dit kan vaak via de telefoon, tablet en laptop. Dit betekent altijd en overal inzicht in jouw dossier.
Al jouw gegevens veilig in de cloud
Een online boekhouding is een duurzame boekhouding
Redenen om een digitaal boekhoudpakket af te sluiten
Om de boekhouding zo goed mogelijk te administreren is het belangrijk dat je alles overzichtelijk hebt. De boekhouding is namelijk bedoelt om jou én externe partijen zoals de Belastingdienst inzicht te geven in hoe jouw inkomsten en uitgaven onderbouwd zijn. Om dit overzicht te verkrijgen zijn er verschillende boekhoudprogramma’s. Hierin kan je vaak jouw bankboekingen, verkoopfacturen, inkoopfacturen en kasadministratie kwijt. Je hoeft dus niet meer je hele administratie op papier te bewaren, je hebt deze moeiteloos digitaal georganiseerd.
Het enige dat resteert is dat je eventuele permanente stukken zelf inzichtelijk houdt. Het gaat dan bijvoorbeeld om je verzekeringspolissen en contracten voor huur, lease of andere zaken die van invloed zijn op de administratie van jouw onderneming.
Een ander voordeel van een boekhoudprogramma is dat je hierin jouw eigen facturen kunt maken. Je hoeft dan dus niet meer via Excel of dergelijke te opereren. Hierbij heb je vaak de keuze om de factuur helemaal aan te passen op de huisstijl van jouw onderneming. Zo neem je gelijk een stukje professionalisering en branding mee. Ook alle gegevens die de Belastingdienst verplicht stelt, zijn makkelijk toe te voegen aan jouw factuur. Bijkomend en groot voordeel is dat dit ook minder foutgevoelig is.
Alle voordelen op een rijtje
Kort samengevat, wat zijn nu de voordelen?
- Je administratie 24/7 bij de hand doordat het online te vinden is.
- Geen klappers vol met papieren in de kast.
- Je draagt bij aan een beter milieu doordat er minder papier gebruikt wordt.
- Het aanmaken van een verkoopfactuur gaat makkelijker.
- Het scheelt een hoop tijd omdat er veel valt te automatiseren.
- Zodra alles up-to-date is, is het makkelijk om overzichten van jouw administratie te krijgen.
Welk boekhoudprogramma past het beste bij jou?
Voordat je gaat kijken naar boekhoudprogramma’s is het belangrijk dat je weet welke eisen je voor zo’n programma hebt. Niet alle programma’s hebben hetzelfde te bieden. Daarnaast kunnen prijzen onderling veel schelen.
Oftewel, stel jezelf de volgende vraag voordat je een abonnement afsluit: wat verwacht ik van het boekhoudprogramma?
Vragen over hoe je het beste jouw administratie digitaal kan voeren?
Heb jij nog vragen over hoe je het beste jouw administratie digitaal kan voeren? Sanacount Bedrijfs- en Belastingadvies helpt je graag. Neem contact op met Storm Kamps. Hij kijkt graag met je mee.
