Fiscale bewaarplicht: waar moet je als ondernemer aan denken?

Fiscale bewaarplicht wat houdt dat precies in - Nieuws - Blogs - Sanacount

Fiscale bewaarplicht betekent dat je als ondernemer wettelijke verplicht bent om je administratie 7 jaar te bewaren. De Belastingdienst kan om verschillende redenen jouw administratie controleren. Het kan zijn dat de Belastingdienst onregelmatigheden in jouw ingediende aangiften vindt. En ze dit verder willen onderzoeken. Het kan ook zijn dat ze onderzoek verrichten naar een van jouw zakenpartners of klanten. Ook dan kunnen ze inzage in jouw administratie vragen om zo fouten of onregelmatigheden te ontdekken.

Administratie op orde

Het is als ondernemer erg belangrijk dat de administratie goed op orde is. Het is naast fiscale bewaarplicht een zeer belangrijke en goede bron van informatie voor de ontwikkeling van je onderneming. Het geeft inzicht in de cijfers en de mogelijkheden en kansen.

Bewaarplicht - wat bewaren en voor hoe lang?

Wat bewaart moet worden zijn de basisgegevens van je administratie. Hierbij moet je onder andere onder andere denken aan:

 

 

Andere zaken waar je aan moet denken zijn bijvoorbeeld gegevens inzake onroerend goed maar ook je agenda, je kilometer- en urenregistratie, offertes, orders en contracten.  Alle bovenstaande gegevens dienen 7 jaar bewaart te worden ter controle. Voor onroerende zaken geldt zelfs een bewaarplicht van 10 jaar.

Hoe moet je als ondernemer gegevens bewaren?

Een vraag die vaak voorkomt bij de ondernemer: hoe moet ik de gegevens bewaren. Belangrijke regel is dat je gegevens in de originele staat moet bewaren. Dit betekent dat je volgens de wettelijke bepalingen boeken, bescheiden en gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn moet bewaren zoals je ze ontvangen hebt.

Het bewaren van facturen – hoe moet dat?

Vaak zien wij dat het een grote uitdaging is voor ondernemers als het gaat om het bewaren van facturen. Je hebt namelijk te maken met fysieke facturen op papier en digitale facturen. Er gelden verschillende regels voor:

 

  • Bewaren van digitale facturen 
  • Bewaren van fysieke facturen

Bewaren van digitale facturen

Facturen die je via mail ontvangt mag je niet uitprinten en in een ordner bewaren. Digitale facturen mag je uitsluitend digitaal bewaren. Dit is echter niet voldoende. Je moet kunnen aantonen dat je deze factuur na ontvangst niet hebt aangepast. Het is daarom belangrijk dat je ook de originele mail waar de factuur als bijlage aan toegevoegd is ook opslaat.

Belangrijk – zorg voor back-ups

Het is ook belangrijk te weten dat je deze gegevens 7 jaar moet bewaren, om dat goed en veilig te doen. Er wordt van je verwacht dat je als ondernemer back-ups maakt van jouw digitale administratie. Hiermee blijft de administratie toegankelijk en controleerbaar voor de Belastingdienst.  

Digitale administratie en online samenwerkingsplatform

Een deel van de ondernemingen vindt dit erg lastig vinden en ziet dit ook als een extra werk. Een uitkomst hierbij is het gebruiken maken van een digitale administratie en een online samenwerkingsplatform. Naast dat je accountant of boekhouder je gegevens volgens de regels bijhoudt voldoe je ook aan je fiscale bewaarplicht.  Je gegevens worden in de Cloud bewaard. De back-ups van jouw administratie en overige gegevens worden automatisch gedaan.

Bewaren van fysieke facturen

Facturen die je via post op papier ontvangt mag je wel digitaal bewaren. Je mag facturen op papier converteren naar een digitaal bestand. Het is wel belangrijk dat dit volgens de door de Belastingdienst aangeleverde procedure wordt gedaan. Een hulpmiddel hierbij kan zijn om een scan en herken app te gebruiken. Het is van belang dat echtheidskenmerken niet verloren gaan. Met deze app kun je facturen en bonnen inscannen en worden ze aan je administratie toegevoegd. 

Bewaren van fysieke facturen

Facturen die je via post op papier ontvangt mag je wel digitaal bewaren. Je mag facturen op papier converteren naar een digitaal bestand. Het is wel belangrijk dat dit volgens de door de Belastingdienst aangeleverde procedure wordt gedaan. Een hulpmiddel hierbij kan zijn om een scan en herken app te gebruiken. Het is van belang dat echtheidskenmerken niet verloren gaan. Met deze app kun je facturen en bonnen inscannen en worden ze aan je administratie toegevoegd. 

Digitale ontwikkeling zoals e-facturen met UBL-codes

Het is wel aan te bevelen om mee te gaan in de digitale ontwikkeling en over te gaan op het ontvangen en verzenden van e- facturen. Een e-factuur is factuur is een bestand met gestandaardiseerde codes (UBL). Hierin is vastgelegd wat de informatie op de factuur betekent (wat het adres is, de factuurregel of de BTW) en waar het vandaan komt. E-facturen staan juridisch gezien gelijk aan een papieren en of digitale pdf-factuur. Hiermee weet je direct dat je voldoet aan het bewaren van de juiste gegevens van facturen.

Digitale bewaarplicht voor ondernemers

De belastingdienst digitaliseert steeds meer. De blauwe enveloppen zijn er nog, maar ook die zullen in de toekomst uiteindelijk verdwijnen. Er vindt steeds meer een verplaatsing van fiscale bewaarplicht naar digitale bewaarplicht. Ondernemers gaan steeds meer gebruik maken van digitale administraties die voor hen beschikbaar worden gesteld door hun accountant, boekhouder en/of belastingadviseur. Hierdoor kunnen ze beter voldoen aan de bewaarplicht.

Fiscale bewaarplicht wordt digitale bewaarplicht

Wanneer je als ondernemer nog steeds digitale facturen uitprint en netjes in een ordner stopt dan denk je waarschijnlijk dat je alles op orde hebt. Maar dat is dus niet zo. De fiscale bewaarplicht zal over niet al te lange tijd plaats zal maken voor de digitale bewaarplicht. Wil je als ondernemer daaraan voldoen dan is het verstandig om nu al stappen te ondernemen.

Advies van Sanacount – digitale administratie

Wil je als ondernemer jouw administratie goed in orde hebben en voldoen aan de bewaarplicht? Dan is het aan te raden om gebruik te maken van een digitale administratie aangeboden door jouw belastingadvieskantoor of accountantskantoor. Wij als Sanacount maken al volop gebruik van deze mogelijkheden. 

Voordelen van online boekhouden

Wij helpen je als ondernemer om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht. Al je gegevens worden opgeslagen in de Cloud waardoor jij, wij en derden zoals de Belastingdienst makkelijk de gegevens kunnen inzien. Én eventueel controle kunnen uitvoeren. Daarnaast zijn het veilige systemen en hoef je ook niet te denken aan de back-ups. Kortom, online boekhouden heeft vele voordelen. 

Meer weten over bewaarplicht of digitalisering?

Wil je meer weten over bewaarplicht, de Cloud en privacy van je gegevens? Of hoe je je administratie efficiënter kan inrichten door juist te digitaliseren? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag om nu al de juiste stappen te maken om over te gaan op een digitale administratie. Zo ben je klaar voor de toekomst. 

Deel pagina

Vragen over dit artikel?

 adviseert je graag!

Meer artikelen

Effectief netwerken in tijden van corona - hoe doe je dat BLogs - Nieuws - Sanacount

Effectief netwerken in tijden van corona – Hoe doe je dat?

Effectief netwerken in tijden van corona – Hoe zit dat? Veel mensen werken tijdens de coronacrisis noodgedwongen thuis. Zo ook veel ondernemers. Hierdoor lijkt het lastiger om te kunnen netwerken en jouw netwerk verder uit te breiden. Van fysieke ontmoetingen naar het zoeken van binding op afstand. In beginsel was dit voor ons allen even […]

Read More
Ready for One-Stop-Shop! Nieuwe BTW-regeling op e-commerce - BLogs - Nieuws - Sanacount

Ready for One-Stop-Shop?! Nieuwe BTW-regeling op e-commerce

Ready for One-Stop-Shop?! E-commerce is booming business. Het aantal digitale shoppers en bestedingen nam de afgelopen jaren al sterk toe, maar is door de coronacrisis alleen maar harder gestegen. Mede door de coronamaatregel van het sluiten van de stenen winkel is het niet zo gek dat steeds meer ondernemers besloten een webshop te beginnen. Verandering […]

Read More
Sanacount Corona (COVID-19) update - Blogs - Nieuws - Sanacount

Sanacount Corona (COVID-19) update: TONK

Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK) Heb jij door de coronacrisis en de gevolgen hiervan een forse inkomensdaling? Bieden de huidige financiële maatregelen zoals de Tozo voor jou onvoldoende hulp? Dan kan je mogelijk (extra) financiële steun aanvragen voor het betalen van jouw woonlasten. Te weinig inkomsten voor noodzakelijke kosten? Het inkomen kan door de beperkende […]

Read More
Faillissement voorkomen De nieuwe wet WHOA biedt de uitkomst - BLogs - Nieuws - Sanacount

Faillissement voorkomen? De nieuwe wet WHOA biedt de uitkomst

WHOA – Zonder instemming schuldeisers akkoord op schuldregeling Per 1 januari 2021 ging de WHOA in: de nieuwe Wet Homologatie Onderhands Akkoord. Dreig jij failliet te gaan omdat jouw bedrijf te hoge schulden heeft? Of zit je al in een faillissement? Dan biedt de WHOA nu een extra mogelijkheid om jouw schulden te structureren. Met […]

Read More
Heb-jij-al-nagedacht-over-bedrijfsopvolging-BLogs-Nieuws-Sanacount-Bedrijfs-en-Belastingadvies.jpg

Heb jij al nagedacht over bedrijfsopvolging?

Heb jij al stil gestaan bij bedrijfsopvolging? Heb jij al nagedacht over bedrijfsopvolging? Hoe kan je dit fiscaal vriendelijk regelen? Moet je daar nu al voor in actie komen? Ja, er gaat waarschijnlijk binnenkort het een en ander veranderen in de bedrijfsopvolgingsregeling. Een ondernemer die vooruit wil kijken en nú in actie komt, kan hiermee duizenden […]

Read More
Mag het gebruikelijk loon dga lager zijn tijdens corona - BLogs - Nieuws - Sanacount Bedrijfs- en Belastingadvies

Uitleg – lager gebruikelijk loon dga tijdens corona, mag dat?

Gebruikelijke loon dga lager tijdens corona? Ben jij directeur-grootaandeelhouder (dga) in jouw bedrijf? Dan gelden er regels voor jouw minimale salaris. Jij moet dan namelijk minimaal een ‘gebruikelijk loon’ verdienen. Wat dit precies inhoudt lees jij in de blog met financiële en fiscale tips voor 2021. Het gebruikelijk loon voor dga’s is verhoogd van […]

Read More
Uitbreiding steunpakket bedrijven na strengere lockdown - Corona (COVID-19) update - Blogs - Nieuws - Sanacount

Uitbreiding corona steunpakket bedrijven na strengere lockdown

Kabinet breidt corona steunpakket bedrijven verder uit na strengere lockdown – Sanacount COVID-19 update De volledige lockdown is verlengd en dit heeft gevolgen voor veel ondernemers. Daarom zorgt het kabinet voor een uitbreiding van het corona steunpakket voor bedrijven. Deze zijn bedoeld om ondernemers die hard worden getroffen door de coronacrisis te ondersteunen. Sanacount zet de […]

Read More
Verbondenheid op afstand - 5 tips om de teamspirit te behouden tijdens de lockdown - Nieuws - Blogs - Sanacount

5 tips om de teamspirit te behouden tijdens de lockdown

Teamspirit behouden tijdens de lockdown doe je zo! Met een verlenging van de huidige lockdown zal thuiswerken de komende tijd de norm blijven. En niet zonder gevolgen: op afstand verbondenheid binnen een team creëren en behouden kan knap lastig zijn. Werknemers missen vaak toch de gesprekjes tijdens de koffiepauze. Of het ‘even naar binnen kunnen […]

Read More
TOP 20 financiële en fiscale tips om 2021 goed van start te gaan - Blogs - Nieuws - Sanacount

TOP 20 financiële en fiscale tips om 2021 goed van start te gaan

TOP 20 financiële en fiscale eindejaarstips voor 2021 Het einde van het jaar is in zicht. Veel ondernemers zijn druk bezig om alles op tijd af te ronden voor kerst. Er zijn talloze zaken waar jij aan moet denken voor het einde van het jaar. Uitzoeken waar er eventueel nog financiële en fiscale voordelen te […]

Read More