Veelgestelde vragen over
onze routes

Met Sanacount kan je verschillende routes bewandelen. Jullie kiezen het pakket dat het beste aansluit op de situatie, wensen en behoeftes. Hier vind je de meestgestelde vragen over de routes.

Onderwerpen

Table of Contents

Van start

Een nieuwe samenwerking aangaan, kan best spannend zijn. Wellicht zit je nog met wat vragen. Met onderstaande vragen is een fijne start gegarandeerd. Naar routes.

Situatie, wensen en behoeftes

Welke route het beste bij je past hangt af van jullie situatie, wensen en behoeftes. Wij zorgen altijd voor een goede basis, in de basisroute kan je verwachten dat die op orde is. Je krijgt meer rust, tijd en vooral inzicht. Wil je intensiever samenwerken? Dan nemen wij nog meer de rol van adviseur en sparringpartner op ons. Zo krijg je vanaf de complete route je eigen bedrijfscoach, prognoses en rapportages. Kies je de impactroute, dan tillen we de samenwerking echt naar een hoger niveau. Jullie bedrijfsadviseur denkt mee over het businessmodel, een balans tussen people, planet, profit en meervoudige waarde creatie.

 

In gesprek

Om te kijken welke route het beste past in jullie situatie gaan we altijd eerst met elkaar om tafel voor een goed gesprek. In goed overleg kiezen we welk pad we met elkaar gaan bewandelen.

Gemakkelijk overstappen
Overstappen naar Sanacount is heel eenvoudig en gebeurt in een aantal stappen. Wanneer je contact met ons hebt opgenomen – bijvoorbeeld via de chat, mail of telefoon – starten we altijd met het inplannen van een persoonlijke kennismaking. We hechten veel waarde aan een goede klik, zo kunnen we zo prettig mogelijk samenwerken. Daarom maken we het liefst face-to-face kennis. Heb je een voorkeur voor een online afspraak? Dat kan uiteraard ook. Op basis van de wensen en behoeften van jullie organisatie en de informatie die we hebben gekregen, bepalen we samen welke route het beste past. Is er een klik? Dan ontvang je een online opdrachtbevestiging. Wanneer wij een digitaal akkoord ontvangen gaan we meteen aan de slag.

 

Onboarding
We starten altijd met een onboarding zodat we onze samenwerking zo goed mogelijk kunnen starten. We nemen vooraf contact op met je oude boekhouder of accountant en zorgen ervoor dat de overdracht wordt geregeld. Zo hoef jij je hier niet druk om te maken.

 

Inrichten
We richten vervolgens je administratie, financiële dashboard, samenwerkingsportaal en facturatietool in. We nemen je mee door een instructie van alle systemen en zorgen ervoor dat je direct aan de slag kunt. Zo kan je bijvoorbeeld meteen facturen sturen naar jouw klanten. Ben je het even kwijt hoe iets werkt? Geen probleem, we leggen het graag nog een keer uit. In deze fase maak je ook vast kennis met jouw persoonlijk adviseur en wanneer je hebt gekozen voor business coaching, ook met jouw bedrijfscoach. Wel zo prettig om te weten wie je voor je hebt. Tot slot maken we duidelijke afspraken over wat we van elkaar kunnen verwachten. Wanneer en wat jij aanlevert en andersom. Zo voorkomen we onduidelijkheden achteraf.

 

Nazorg
Na een aantal weken nemen we altijd nogmaals contact op om te vragen of alles goed is verlopen. Wanneer er onduidelijkheden zijn, gaan we hiermee aan de slag. Ook staan we altijd open voor waardevolle feedback.

Stap over vóór 1 januari 

Je kunt het beste vóór 1 januari overstappen naar een nieuwe accountant of boekhouder. Dan starten we met een nieuw boekjaar. Indien de samenwerking met je huidige accountant echt niet lekker loopt, is het ook goed mogelijk om dit op een ander tijdstip in het jaar te doen. In het laatste geval, beoordelen we in hoeverre we nog gebruik kunnen maken van de gegevens van de huidige accountant. Mocht dit niet of gedeeltelijk lukken, starten we altijd met een nieuwe boekhouding. We zorgen ervoor dat je altijd inzicht houdt in je cijfers.

Ja, dat is verplicht

Ja, je huidige boekhouder of accountant is verplicht om je boekhouding te verstrekken. Moet je nog facturen betalen? Wij adviseren om een overzicht op te vragen met openstaande facturen en hierover afspraken te maken.

 

Contact met vorige boekhouder of accountant

Tijdens het onboardingsproces nemen wij ook contact op met je oude boekhouder of accountant. We bespreken eventuele belangrijke vaktechnische en/of wettelijke details (collegiaal overleg) en maken concrete afspraken over de aanlevering van de stukken. Zijn de jaarstukken van de vorige boekhouder of accountant nog niet klaar? Wij kunnen alvast aan de slag. De ontbrekende stukken verwerken wij achteraf in de boekhouding zodra we deze hebben ontvangen.

Gedrags- en Beroepsregels

In verband met onze Gedrags- en Beroepsregels vragen wij altijd informatie op bij de oude boekhouder of accountant. Het gaat hierbij om eventuele achterstallige betalingen en/of omstandigheden die van belang zouden kunnen zijn bij het aanvaarden en de uitvoering van de opdracht. Mochten er die omstandigheden zijn dat we de opdracht niet mogen uitvoeren, dan bespreken we dit zo snel mogelijk en leggen we formeel de opdracht terug.

1 januari overstappen

Ook wanneer je bij ons terecht komt voor de salarisadministratie is de overstap van een ander kantoor gemakkelijk geregeld. Hier volgen wij dezelfde procedure als wordt beschreven in de FAQ hierboven:

 

Kan ik gemakkelijk overstappen van mijn huidige boekhouder of accountant naar jullie?

 

Voor de salarisadministratie geldt ook dat het beste moment om over te stappen 1 januari is. Het is van belang dat bij het moment van overstap de loonstroken van december (vorig jaar) zijn gemaakt.

 

Midden in het jaar overstappen?

Wil je toch midden in het jaar overstappen? Dat kan. Je moet er dan rekening mee houden dat je vanuit twee salarisadministratiekantoren deeljaaropgaves zult ontvangen. Het is echter ook mogelijk om het jaar volledig opnieuw te doen, dit zorgt voor minder administratieve rompslomp voor jou en je medewerkers.

Wij bewegen met jullie mee

Natuurlijk kan het zo zijn dat jullie situatie, wensen en behoeftes veranderen gedurende onze samenwerking. Groeit jullie organisatie? Dan groeien wij gewoon met jullie mee. Hoe volwassener de onderneming, hoe beter een meer uitgebreide route past. Of doe je juist een stapje terug? Geen probleem, dan werken we een tijdje iets minder intensief samen. Jaarlijks evalueren we onze samenwerking. Zo zorgen we altijd voor een gepaste route voor jullie situatie, zodat we zo optimaal mogelijk kunnen blijven samenwerken. Maar ook zorgen we er door de regelmatige contactmomenten voor dat we blijven polsen of alles nog goed gaat.

NOAB en RB

Ons kantoor is aangesloten bij diverse brancheverenigingen waaronder de Nederlandse Orde van Administratie en Belastingdeskundigen (NOAB) en het Register Belastingadviseurs (RB). Zij houden in de gaten of haar leden aan de juiste kwaliteitseisen voldoen. Daarnaast zijn al onze medewerkers continu bezig met het op peil houden van hun kennis door jaarlijks te voldoen aan de verplichte permante educatie van deze brancheverenigingen. We kunnen dan zeggen dat onze adviseurs echt verstand van zaken hebben.

 

Bestuurder NOAB

Nog een klein weetje. Ons directielid Ertug Kosmaci is ook bestuurder van NOAB en draagt actief bij aan de kwaliteitsverbetering van meer dan 1100 aangesloten accountants-, administratie- en belastingadvieskantoren in Nederland.

Inhoud routes

Heb je nog vragen over specifieke onderdelen van de verschillende routes? Of welke onderdelen bij jullie organisatie passen? We lichten het graag toe. Naar routes.

24/7 realtime inzicht

In al onze routes mag je verwachten dat je actuele cijfers tot je beschikking hebt. Dit betekent dat onze financiële experts jullie administratie wekelijks boeken. Je hebt 24/7 realtime inzicht in je cijfers via ons samenwerkingsportaal. Zo weet je gedurende het jaar hoe je financiële zaken ervoor staan. Wanneer wij kansen of juist verbeterpunten signaleren laten wij dat weten, pro-actief, zoals het hoort. Maak je gebruik van onze business coaching? Dan heb je ook meteen inzicht in hoeverre je je financiële doelstellingen hebt gerealiseerd.

Online samenwerken

Wij bieden een online samenwerkingsplatform waarop we optimaal met elkaar kunnen samenwerken. Gemakkelijk en AVG-proof communiceren zijn het uitgangspunt van dit portaal. We koppelen waar nodig de salarisadministratie-, boekhoud-, scan- en herken en facturatiesoftware aan ons portaal. Zo heb je de volledige controle over jouw werkprocessen en alles binnen handbereik. En dit volledig online.

 

Wat kan ik met het samenwerkingsportaal? 
In het samenwerkingsportaal:

  • Vind je een financieel dashboard voor jouw administratie.
  • Kan je de onderlinge communicatie voeren en terugvinden.
  • Kan je de planning inzien, zo weet je wanneer jouw werkzaamheden worden uitgevoerd.
  • Kan je gemakkelijk vragenlijsten invullen die nodig zijn om de werkzaamheden uit te voeren.
  • Kan je zonder moeite documenten accorderen en ondertekenen. Denk aan de publicatie van de jaarrekening en de in te dienen belastingaangiftes. Het portaal fungeert als een online drive.

Rapportages

Wij zorgen voor de rapportages die jullie nodig hebben. Van tussentijdse rapportages, begrotingen, cashflow prognoses en (geconsolideerde) jaarrekeningen. Je ontvangt, afhankelijk van jullie route, per kwartaal of maand, tussentijdse cijfers inclusief een begroting. Zo heb je door het jaar heen stuurinformatie.

Jaarcijfers in iedere vorm

We verzorgen de jaarcijfers in de vorm die nodig is voor jullie specifieke situatie. In sommige gevallen zijn enkel de jaarcijfers (zonder rapport) voldoende. Dit is bijvoorbeeld bij eenmanszaken en zzp’ers het geval. Echter, kan het ook zijn dat een uitgebreide jaarrekening nodig is omdat externe partijen zoals banken en investeerders hier om vragen.

 

Duurzaamheidsrapportage
Wellicht valt jullie bedrijf wel onder de aankomende verplichtingen rondom duurzaamheidsrapportage (CSRD) en gaan er aanvullende vereisten voor jullie jaarverslag gelden. Ook daar kunnen we jullie bij helpen.

Btw-aangiftes
Indien je ondernemer bent voor de btw, moet je btw-aangifte doen. Wij verzorgen jullie btw-aangifte dan per kwartaal of per maand, afhankelijk van jullie situatie.

 

Aangifte inkomstenbelasting
Hebben jullie een bedrijf zonder rechtspersoonlijkheid, zoals een eenmanszaak? Dan moet je de zakelijke winst verwerken in de persoonlijke aangifte inkomstenbelasting.

 

Aangifte vennootschapsbelasting
Indien jullie een organisatie hebben met rechtspersoonlijkheid zoals een bv, stichting of vereniging, moet er ook aangifte vennootschapsbelasting worden gedaan. De belastingaangiftes worden nadat ze zijn opgesteld altijd gescreend door onze fiscalisten.

 

Meer over belastingaangiftes.

Waar staan jullie?

Periodiek gaat onze financieel- of bedrijfsadviseur met jullie om tafel om te bespreken waar jullie staan en waar de kansen en uitdagingen liggen voor nu en voor de toekomst. De onderwerpen van het gesprek hangen af van de route die je hebt gekozen.

 

Per route een andere insteek

Bij de basisroute bespreken we hoe we de basis nog sterker neer kunnen zetten. Zijn er financiële en fiscale kansen waar je mee aan de slag kunt? In de complete route kan je echt een sparringpartner verwachten. Een businesscoach die jou bijstaat met verschillende ondernemingsvraagstukken. In de impactroute – de meest intensieve vorm van samenwerking – gaan we heel intensief samenwerken aan jouw missie, visie en komen thema’s als duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid aan bod. 

Aan de slag met jullie toekomst

Met een goede prognose kan je jullie toekomstplannen verder concreet maken en houd je grip op de financiën en op de groei van je onderneming. Prognoses geven je inzicht waardoor je op het juiste moment de juiste beslissingen kunt nemen. Bijvoorbeeld: “kan ik de groei van mijn onderneming wel kan financieren met eigen middelen”, of “heb ik juist een krediet nodig van de bank om de investeringen te kunnen betalen?”

 

Periodiek bijstellen

Een financiële prognose is niet statisch, net als je bedrijf. Het is dan ook raadzaam om je financiële prognose periodiek bij te stellen. Afhankelijk van de situatie in je onderneming kan deze per maand, kwartaal of halfjaar worden geactualiseerd.

Groeiambities waarmaken?

Voor iedere organisatie gelden andere ambities. Wanneer er een wens is om te groeien, kan het fijn zijn om een partner te hebben in het ondernemersproces. In zo’n geval is een groeiplan wenselijk. Onze bedrijfsadviseurs zitten niet tegenover je, maar naast je. Met een scherpe blik op de toekomst en duurzame groei van jullie organisatie. We kijken naar de kansen en risico’s en thema’s als personeel, bedrijfsvoering, technologie en data, leiderschap, supply chain en meer. Daarnaast koppelen we je groeiplan aan een financiële prognose om op die manier meteen de haalbaarheid te toetsen en te monitoren.

Op naar die stip op de horizon

Jouw businesscoach gaat periodiek met jou in gesprek om stippen op de horizon te bereiken. Soms zijn doelen gezet, maar dat wil niet meteen zeggen dat de weg er naartoe al duidelijk is. Het is makkelijk om de stip uit het oog te verliezen en verloren te raken in de waan van de dag. Door middel van de terugkomende gesprekken houden we jullie scherp. Met een pragmatische aanpak helpen we jou om de focus niet te verliezen en zo je doelen te bereiken. Wat heb je nodig om te jouw doelen te bereiken? Deze vraag staat centraal in de business coaching.

Uitbreidingen

Iedere organisatie is anders, daarom zijn onze routes altijd maatwerk. Kies alleen de uitbreidingen die aansluiten op jouw behoeften. Naar routes.

Stel de route samen die bij jou past

Je kunt kiezen uit de basisroute, de complete route en de impact route. Er zijn een aantal diensten die een vast onderdeel zijn van deze route. Maar dit betekent niet dat iedere basis-, complete of impactroute hetzelfde is. Onze samenwerking is altijd maatwerk. Daarom heb je altijd de mogelijkheid om uitbreidingen te kiezen, ongeacht welke route jullie hebben gekozen. Zo betaal je niet voor standaard zaken in de route die je niet nodig hebt, maar ontvang je wel de dienstverlening die bij jou past.

Elektronisch bankieren

Het elektronisch bankieren is niet meer weg te denken. Het heeft een groot deel van de werkzaamheden binnen het betaalproces vereenvoudigd. Je kan nu eenvoudig betalen of laten betalen met IDEAL-link of automatische incasso’s. Middels onze online boekhoudsoftware worden jouw banktransacties (de ontvangsten en uitgaven) automatisch ingelezen in de boekhouding.

 

Van handmatig invoeren naar automatisch inlezen

We zien nog vaak dat de inkoopfacturen nog (gedeeltelijk) handmatig worden ingevoerd en betaald via de bankapp. Dit proces is arbeidsintensief. Omdat wij de inkoop- en verkoopfacturen al hebben verwerkt, kunnen we een zogenaamd betaal- en incassobestanden (SEPA-bestand) aanleveren. Hierin zijn alle betaalopdrachten opgenomen. Dit bestand kan je gemakkelijk inlezen in je bankapp. Vervolgens autoriseer je deze en alle facturen worden betaald dan wel geïncasseerd. Dit proces kunnen we nog verder vereenvoudigen door ook een workflow voor de goedkeuring van inkoopfacturen in te richten waar je in de volgende FAQ meer over leest.

Automatisering digitale factuurverwerking

Het proces rondom digitale factuurverwerking hebben we bij Sanacount vergaand geautomatiseerd. Wij verwerken de inkoopfacturen die we van jullie via de mail, online portal en/of de mobiele app ontvangen. Dit proces kunnen we uitbreiden en nog efficiënter maken door een autorisatieworkflow van inkoopfacturen toe te voegen. Je leveranciers mailen dan de facturen naar een vast mailadres. Wij verwerken deze facturen en leveren ze jullie aan ter goedkeuring. Mag de factuur betaald worden? Dan kan je eenvoudig de factuur goedkeuren. Moeten er meerdere collega’s deze factuur zien en goedkeuren, bijvoorbeeld omdat zij verantwoordelijk zijn voor de desbetreffende afdeling of project? Dan passen we de workflow hierop aan.

Start met de basis

In deze cursus leggen we je de basisbeginselen uit van het voeren van een boekhouding en de belangrijke fiscale regels hierbij. We gaan verder in op hoe je financiële rapportages moet interpreteren. Ook krijg je diverse praktische tips mee en waarschuwen we je voor de meest voorkomende valkuilen. Natuurlijk is er ook ruimte om praktische, administratieve en fiscale vragen te stellen.

 

Handvatten en inzicht
Aan het einde van de cursus heb je voldoende handvatten gekregen om op basis van je administratie en financiële rapportages inzicht te hebben in je resultaten. En kan je op basis van de cijfers de juiste beslissingen nemen en om zo tijdig bij te sturen.

Per-aangifte 

De btw-aangifte is verplicht als je ondernemer bent voor de omzetbelasting. De aangifte is vaak per kwartaal. De Belastingdienst heeft ook de mogelijkheid gegeven om het aangiftetijdvak te wijzigen in een maand. Hiervoor dient er wel een apart verzoek te worden ingediend. Ook kan de Belastingdienst je verplichten om per maand aangifte te doen. Dit doet de Belastingdienst als er regelmatig aangiftes of betalingen niet op tijd zijn ontvangen.

 

Per kwartaal of per maand?

Overstap naar een maandaangifte kan zinvol zijn, bijvoorbeeld als je structureel meer btw terugkrijgt dan dat je betaalt. Dit kan zich voordoen bij bedrijven die veel internationaal handel drijven. De geleverde diensten en producten aan buitenlandse bedrijven zijn niet belast (verlegd) in Nederland. Of in een periode waarin je als bedrijf veel grote investeringen doet. Voordeel van de maandaangifte is dat je de betaalde btw sneller terugkrijgt van de Belastingdienst en er dus sneller financiële middelen beschikbaar zijn.

Verschillende type verklaringen
Er bestaan drie soorten verklaringen: de samenstelverklaring, de beoordelingsverklaring en de controleverklaring. De laatste twee verklaringen mogen alleen door een accountant worden afgegeven. De samenstelverklaring mag naast een accountant dus ook door een (financiële) deskundige worden afgegeven.


Welke heb je nodig?
Welke soort verklaring jij nodig hebt, hangt af van de grootte van je onderneming of de eis die derden stellen (bijvoorbeeld de Rijksoverheid, gemeente of kredietverstrekker). In de meeste gevallen is een samenstelverklaring afdoende. Een accountantsverklaring is niet nodig voor eenmanszaken en personenvennootschappen (vof, commanditaire vennootschap en maatschap).


Controleverklaring
De verplichting tot een controleverklaring is bij wet vastgesteld. Deze geldt alleen voor rechtspersonen zoals bv, nv, stichting, vereniging en coöperatie. Een controleverklaring is verplicht als je onderneming twee achtereenvolgende jaren aan twee van de drie criteria voldoet:

  • Omzet meer dan 12 miljoen euro;
  • Balanstotaal meer dan 6 miljoen euro;
  • Aantal medewerkers meer dan 50 (fte).

Plannen en focus
Heb je moeite met het plannen van je werkzaamheden? Of met concentreren en focussen op wat echt belangrijk is om jullie organisatie tot een succes te brengen? Onze cursus timemanagement geeft je de juiste tools en handvatten om direct aan de slag te gaan. Onze cursus kent geen ‘one size fit all’ benadering. We geloven erin dat iedereen anders is en dat geldt ook voor de manieren om jouw optimale werkdag te creëren.

 

Maatwerk cursus
Er zijn diverse factoren waar we rekening mee houden, waaronder het soort bedrijf, je rol binnen de onderneming, de mate van contacten met klanten, medewerkers en/of leveranciers en natuurlijk je persoonlijke voorkeuren. Met deze maatwerk time management cursus helpen we je om je productiviteit en doelgerichtheid te vergroten.

Inzicht in financiële mogelijkheden

Een financiële planning is interessant wanneer je inzicht wilt in je financiële mogelijkheden. Wij maken een zo volledig mogelijke situatieschets. Hierbij kijken we naar je familie, vermogen en onderneming in relatie tot je zakelijke en privé ambities. Vragen die vaak aan bod komen zijn:

  • Wat zijn je ambities en doelen?
  • Hoe wil je dat je oudedagsvoorziening eruit ziet?
  • Wat zijn de dingen waarvan je geniet en wat zou je graag in de toekomst willen doen?
  • Wanneer wil en kan je stoppen met werken?
  • Kan je je kinderen helpen bij het kopen van een nieuwe woning?
  • Hoe kan je je onderneming en/of privé vermogen zo financieel en fiscaal voordelig mogelijk overdragen aan je kinderen?

Salarisadministratie uitbesteden 

Door je salarisadministratie uit te besteden, bespaar je tijd en kosten. De regels veranderen voortdurend en door een uitbesteding hoeven jij of je medewerkers je niet te verdiepen in de wet- en regelgeving die hierbij hoort. Met digitalisering is er altijd inzicht en veel efficiency te behalen. Onze adviseurs kijken graag met jou naar passende mogelijkheden.

Kosten

Natuurlijk speelt het kostenplaatje ook een rol. Wij gaan voor transparantie, duidelijkheid en geen verassingen aan het eind van de maand. Naar routes.

Maatwerk samenwerking

De route die we samen gaan bewandelen wordt samengesteld op basis van jullie behoeftes. Als we de gewenste vorm van samenwerken in kaart hebben gebracht, kunnen we ook de maandelijkse kosten berekenen. Dit bedrag hangt voornamelijk af van de route die jullie kiezen en hoe intensief we gaan we samenwerken. Andere factoren die meespelen zijn de omvang van jullie financiële administratie (aantal inkoop-, verkoopfacturen en bankmutaties), het aantal medewerkers dat de organisatie heeft en welke uitbreidingen (addons) je kiest. Dit alles resulteert in een vaste prijs per maand.

Simpel, nee!

Nee, het maandbedrag blijft hetzelfde zolang jij er niet voor kiest om de samenwerking te wijzigen. Zo kom je niet voor onaangename verassingen te staan aan het eind van de maand.

 

Extra werkzaamheden

Wil jij onze adviseurs inschakelen voor iets wat buiten jullie route valt, dan kan dat natuurlijk. We communiceren altijd vóóraf wanneer bepaalde werkzaamheden extra kosten met zich meebrengen. Jij kiest dan zelf of je hiermee aan de slag wilt, ja of nee. Komen bepaalde vraagstukken vaker terug? Dan is het misschien voordeliger om onze samenwerking wat uit te breiden en een route op te schalen.

Meer weten?
Wij horen het graag​

Spelen er vraagstukken, praktisch of strategisch, waarmee wij kunnen helpen? We gaan graag in gesprek om te kijken wat we voor jullie mogen betekenen. Tot snel.