Wil je als organisatie meebewegen met de uitdagingen van deze tijd, dan moet je flexibel zijn. Maar verandering doorvoeren, daar heb je soms een flinke kluif aan. Bovendien leidt het vaak tot weerstand bij medewerkers. Hoe zorg je ervoor dat zo’n traject zo soepel mogelijk verloopt?
Samenwerken zorgde voor een oplossing
“Een tijdje geleden klopte een van onze klanten bij ons aan
met het probleem dat ze te veel tijd kwijt waren met de administratie,” vertelt Ertug Kosmaci. “Hun facturatie verliep niet soepel en ook de inkopen werden niet altijd goed in het systeem verwerkt. Kortom, dat moest toch efficiënter kunnen? Uiteindelijk hebben wij door een samenwerking met innovatieve partijen een mooie oplossing kunnen bieden. Maar voordat het zover was, moesten we eerst een paar belangrijke stappen zetten.”
Het creëren van draagvlak is essentieel
Bij dit soort trajecten is draagvlak essentieel, stelt Ertug. Maar hoe bereik je dat? “Door iedereen er vanaf het begin bij te betrekken,” antwoordt hij. “Zowel medewerkers als het management. We zijn dan ook gestart met het organiseren van een aantal sessies, waarbij de medewerkers in kleine groepjes konden meepraten en meedenken. We stelden vragen als: ‘Wat missen jullie nu en wat zouden jullie graag anders willen?’”
Out of the box denken – doorvoeren van veranderingen
Het management werd gevraagd waarop zij wilden sturen. Iedereen werd uitgedaagd zo veel mogelijk out of the box te denken.” Alle antwoorden werden onderverdeeld in drie categorieën: ‘must haves’, ‘nice to haves’ en ‘could haves’. Daarna werd onderzocht of de veranderingen in de huidige situatie konden worden gerealiseerd, of dat daar een nieuw systeem voor nodig was. Na zorgvuldige afweging bleek de implementatie van een nieuw financieel pakket de beste optie.
Real time management informatie
Ertug: “Verder hebben we ook aandacht besteed aan real time managementinformatie. Middels een dashboard kan de klant nu real time zien hoe ze ervoor staan. Op dit moment zijn alleen nog de financiële systemen gekoppeld, in een later stadium volgen ook de operationele systemen.”
Creëer vertrouwen bij medewerkers
“In eerste instantie leidde het besluit bij een aantal mensen tot weerstand”, vertelt Ertug. “Ze waren bang dat ze hun werk zouden kwijtraken, omdat een aantal werkzaamheden voortaan automatisch door het systeem uitgevoerd zou worden. Daarom besloten we coaching gesprekken te gaan voeren. Hierbij is het belangrijk de juiste gesprekstechnieken te gebruiken. Medewerkers werden uitgelegd wat er precies ging veranderen binnen hun werk. Ook kregen ze de mogelijkheid om te vertellen hoe zij daar persoonlijk tegenaan keken. Op deze manier werd er vertrouwen gecreëerd.”
Ontwikkelingen zorgen ook voor nieuw werk
De gesprekken maakten onder meer duidelijk dat er door de automatisering wel bepaalde werkzaamheden zouden verdwijnen. Maar ook dat er door de ontwikkelingen weer ruimte ontstond voor nieuw werk. “Medewerkers konden op deze manier zelf ook meedenken over eventuele nieuwe kansen en mogelijkheden,” zegt Ertug.
Creëer draagvlak door iedereen bij traject te betrekken
Het is belangrijk dat iedereen binnen de organisatie zich bewust wordt van de noodzaak tot verandering. Echter is het ook belangrijk dat alle medewerkers zich gehoord voelen en inspraak hebben in het proces. En dat werkte, ontdekte Ertug al snel. “Door iedereen vanaf het begin bij het traject te betrekken, nam de weerstand tegen de veranderingen steeds verder af. Bovendien werden de medewerkers nauw betrokken bij de implementatie van het nieuwe systeem. Ook dat zorgde voor draagvlak.”
Duidelijk en regelmatig communiceren
Daarnaast is er nóg een ding cruciaal: duidelijk en regelmatig communiceren. “Vertel je medewerkers waar je mee bezig bent, hoe het traject ervoor staat en wat ze de komende tijd kunnen verwachten,” zegt Ertug. “Wij gaven elke twee weken een update. De ene keer via mail, dan weer wat uitgebreider te presenteren. De vorm maakt eigenlijk niet uit, als je maar duidelijk bent en regelmatig blijft communiceren.”
