Het jaar is om en veel bedrijven zijn begonnen met het afsluiten van de administratie, het opstellen van de jaarrekening en eventueel de controle hiervan. In de praktijk blijkt dat jaarrekeningen vaak niet op tijd worden opgesteld en gedeponeerd. Ook ontbreekt het regelmatig aan goed overleg met de accountant of boekhouder. De gevolgen hiervan kunnen aanzienlijk zijn: je riskeert niet alleen een boete, maar in het ergste geval zelfs persoonlijke aansprakelijkheid bij een faillissement.

In dit artikel lees je hoe je boetes en aansprakelijkheid kunt voorkomen, door de juiste stappen op tijd te nemen en goed samen te werken met je accountant.

Wettelijke termijnen voor het opmaken van de jaarrekening voor een bv

De wet schrijft voor dat het bestuur de jaarrekening binnen vijf maanden na het boekjaar moet opmaken, mits je verplicht bent om een jaarrekening te deponeren. De aandeelhouders (algemene vergadering) kunnen deze termijn één keer, op grond van bijzondere omstandigheden, verlengen met nog eens vijf maanden. Dus zonder verlenging is de uiterste opmaakdatum 31 mei, met verlenging komt deze datum op 31 oktober. Voor een coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij en commerciële vereniging of stichting geldt een termijn van zes maanden voor het opstellen van een jaarrekening.

Een rechterlijke uitspraak uit 2022 laat zien dat het ondertekenen van de jaarrekening niet langer onderdeel is van de opmaak hiervan. Dat betekent dat je de jaarrekening voor de deadline kunt opmaken en deze op een later moment kunt ondertekenen. Vermeld dit wel duidelijk in de toelichting bij de jaarrekening. Hoewel de wet geen expliciete termijn voor deze ondertekening voorschrijft, wordt aangenomen dat dit zo spoedig mogelijk na het opmaken dient te gebeuren.

Vaststelling en publiceren jaarrekening bij de Kamer van Koophandel

De aandeelhouders (in de algemene vergadering) stellen de jaarrekening vast. Zodra dit is gebeurd, moet de jaarrekening worden gepubliceerd. Dat heet: deponeren in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Zijn alle aandeelhouders ook bestuurders? Dan gebeurt de vaststelling automatisch door het ondertekenen van de jaarrekening. Zijn niet alle aandeelhouders bestuurder? Dan heb je twee maanden om de jaarrekening vast te stellen. De jaarrekening moet binnen acht dagen na vaststelling worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Heeft de algemene vergadering uitstel verleend? Dan moet de deponering uiterlijk op 31 december plaatsvinden. Is de jaarrekening nog niet ondertekend? Dan moet je dat duidelijk vermelden bij de publicatie.

De jaarrekening moet altijd binnen twaalf maanden na het einde van het boekjaar openbaar zijn. Dat is verplicht volgens de wet. Overschrijd je deze termijn? Dan loop je risico’s, zoals een boete of aansprakelijkheid.

De risico’s als je te laat publiceert

Het niet of te laat deponeren van de jaarrekening is een strafbaar feit (Wet op de economische delicten). De boete kan oplopen tot € 25.750 (in 2025), en er kan zelfs een taakstraf of hechtenis van maximaal één jaar worden opgelegd.

Bij faillissement kan de rechter aannemen dat je onbehoorlijk bestuurd hebt wanneer de jaarrekening niet (tijdig) is gedeponeerd. Je moet dan bewijzen dat er geen sprake is van onbehoorlijk bestuur om persoonlijke aansprakelijkheid te voorkomen.

Praktische stappen om problemen te voorkomen

• Leg de data voor opmaak, ondertekening, vaststelling en deponering goed vast in de agenda.
• Regel de verlengingstermijn in de aandeelhoudersvergadering. Laat eventueel de accountant je hierbij ondersteunen.
• Bespreek de planning met je accountant, vraag je accountant om actief mee te denken en alle stappen te documenteren.
• Deponeer liever te vroeg dan te laat. Zo voorkom je boetes en aansprakelijkheid.

Goed plannen en op tijd deponeren is de veiligste keuze. Neem je accountant mee in het proces, zo weet je zeker dat je aan alle wettelijke vereisten voldoet en voorkom je onnodige risico’s voor jezelf en je onderneming.