Op 27 september 2020 is het UBO-register geopend. Deze verplichting is onder meer van toepassing op bv’s, nv’s, stichtingen, verenigingen, v.o.f.’s, STAK’s, maatschappen, cv’s, ANBI’s en kerkgenootschappen. De hoofdlijnen van de inhoud van deze het UBO register lees je in deze blog.
Wat is het UBO-register en voor wie is dit relevant?
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, ofwel uiteindelijk belanghebbende. Dit is de persoon die, als het puntje bij het paaltje komt, zeggenschap heeft over een organisatie. In het UBO-register gaat de Kamer van Koophandel vanaf heden bijhouden wie de UBO is van elke onderneming in Nederland waarop de verplichting van toepassing is. Het UBO-register is namelijk niet op elke onderneming van toepassing. De belangrijkste uitzondering is die van eenmanszaken. Dit is ook een logische, omdat hierbij altijd duidelijk is wie de eigenaar van de onderneming is! Het UBO-register is voor vrijwel alle andere ondernemingsvormen dus relevant.
Hoe bepaal ik wie de UBO is en wat is een pseudo-UBO?
Hoe de UBO bepaald wordt, verschilt enigszins per rechtsvorm. Bij de bv is het vaak de persoon die meer dan 25% van de aandelen in handen heeft. Bij andere rechtsvormen is het vaak degene die bij de KvK of in de statuten van de onderneming geregistreerd staat als bestuurder. Als het onduidelijk is wie de UBO is, dan kan het zo zijn dat er één of meerdere pseudo-UBO’s zijn. Dit is ook het geval als er meerdere aandeelhouders zijn met een even groot aandeel van meer dan 25% van de aandelen.
Wat wordt er precies geregistreerd in het UBO-register?
Zoals gezegd wordt in het UBO-register vastgelegd wie de uiteindelijke belanghebbende is in een organisatie. De Kamer van Koophandel gaat een aantal zaken omtrent de UBO registreren en, deels, voor iedereen openbaar maken. Een ander deel van het register zal niet voor iedereen openbaar worden gemaakt.
Openbaar: Naam, geboortemaand en -jaar, woonstaat, nationaliteit en de aard en omvang van het economisch belang.
Niet openbaar: Geboortedag, -plaats, -land en woonadres, het BSN/fiscaal identificatienummer en de documenten die uitwijzen dat de persoon de UBO is.
Kunnen deze gegevens afgeschermd worden?
Bij de kamer van koophandel kan men een verzoek indienen of gegevens af te schermen. Een verzoek dient wel te berusten op een uitzonderingsgrond waarvoor afscherming ook daadwerkelijk toegepast wordt. En om maar met de deur in huis te vallen: hier zijn er niet veel van. Zo’n uitzondering geldt voor minderjarigen, onder curatele gestelde en personen op wie veiligheidsrisico’s van toepassing zijn en die onder overheidsbescherming staan. Kortom: veruit de meeste UBO’s zullen niet onder de openbare registratie van een aantal van hun gegevens uit komen. Goed om te weten is wel dat op het moment dat je een verzoek tot afscherming in dient, je gegevens direct afgeschermd worden. Dit wordt alleen ongedaan gemaakt op het moment dat jouw verzoek ongegrond is verklaard door de KvK.
Hoe registreer ik de UBO in het UBO-register en wat is de deadline?
Sinds 27 september is het UBO-register geopend. Nieuwe ondernemingen die tot de UBO-registratie verplicht zijn dienen sinds deze datum binnen 8 dagen hun UBO te registreren. Doen zij dit niet, krijgen ze simpelweg geen KVK nummer. Dat klinkt heftig, echter is de registratie van de UBO sinds 27 september simpelweg onderdeel van de inschrijving bij de KVK.
Voor bestaande ondernemingen is er iets meer tijd, hun deadline vervalt namelijk pas over 18 maanden. De Kamer van Koophandel gaat tot deze deadline brieven sturen naar ondernemingen die hun UBO-register aanmelding nog niet voltooid hebben. Echter, je kunt ook direct de registratie indienen via deze link.
Ik heb de registratie voltooid, dat was het?
Zodra de registratie in het UBO register is voltooid, zijn er 2 zaken belangrijk om te weten. Ten eerste dien je een kopie van de UBO-registratie te sturen naar je belastingadviseur, accountant en je advocaat. Deze partijen zijn namelijk verplicht jouw registratie te verifiëren, bewaren en eventuele onjuistheden te melden bij de Kamer van Koophandel. Ten tweede ben je als organisatie verplicht om de UBO-registratie up-to-date te houden. Zodra wijzigingen zich voor doen in de UBO, dienen deze gecommuniceerd te worden naar de KVK via de website.
Wat gebeurt er als ik me niet inschrijf?
Als je de UBO niet registreert in het register volgen er sancties. Wanneer je je niet inschrijft, schrijft de KVK je aan met het verzoek tot inschrijving van de UBO’s. Indien dit niet werkt, zal de KVK nog een keer een aanmaning sturen. Op 27 maart 2022 stuurt de KVK alle info van de entiteiten die niet staan ingeschreven in het UBO-register (maar dit wel verplicht zijn) aan het Bureau Economische Handhaving (BEH). De BEH zal nog een aanmaning sturen, als dit niet werkt, gaan ze over tot handhaving. Dit kan bestuursrechtelijke en/of strafrechtelijke handhaving zijn en kan uiteindelijk leiden tot een gevangenisstraf van maximaal zes maanden, een taakstraf of een boete van maximaal 21.750 euro. Een onjuiste registratie kan ook leiden tot sancties.
Hulp nodig, Sanacount staat voor je klaar
Heb je vragen over de inschrijving bij het UBO-register? Of heb je hulp nodig bij de registratie. Sanacount helpt je graag. Twijfel dan ook niet contact met ons op te nemen.
