Fiscale bewaarplicht betekent dat je als ondernemer wettelijke verplicht bent om je administratie 7 jaar te bewaren. De Belastingdienst kan om verschillende redenen jouw administratie controleren. Het kan zijn dat de Belastingdienst onregelmatigheden in jouw ingediende aangiften vindt. En ze dit verder willen onderzoeken. Het kan ook zijn dat ze onderzoek verrichten naar een van jouw zakenpartners of klanten. Ook dan kunnen ze inzage in jouw administratie vragen om zo fouten of onregelmatigheden te ontdekken.
Administratie op orde
Het is als ondernemer erg belangrijk dat de administratie goed op orde is. Het is naast fiscale bewaarplicht een zeer belangrijke en goede bron van informatie voor de ontwikkeling van je onderneming. Het geeft inzicht in de cijfers en de mogelijkheden en kansen.
Bewaarplicht - wat bewaren en voor hoe lang?
Wat bewaart moet worden zijn de basisgegevens van je administratie. Hierbij moet je onder andere onder andere denken aan:
- Het grootboek
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- De in- en verkoopfacturen
- De loonadministratie
Andere zaken waar je aan moet denken zijn bijvoorbeeld gegevens inzake onroerend goed maar ook je agenda, je kilometer- en urenregistratie, offertes, orders en contracten. Alle bovenstaande gegevens dienen 7 jaar bewaart te worden ter controle. Voor onroerende zaken geldt zelfs een bewaarplicht van 10 jaar.
Hoe moet je als ondernemer gegevens bewaren?
Een vraag die vaak voorkomt bij de ondernemer: hoe moet ik de gegevens bewaren. Belangrijke regel is dat je gegevens in de originele staat moet bewaren. Dit betekent dat je volgens de wettelijke bepalingen boeken, bescheiden en gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn moet bewaren zoals je ze ontvangen hebt.
Het bewaren van facturen – hoe moet dat?
Vaak zien wij dat het een grote uitdaging is voor ondernemers als het gaat om het bewaren van facturen. Je hebt namelijk te maken met fysieke facturen op papier en digitale facturen. Er gelden verschillende regels voor:
- Bewaren van digitale facturen
- Bewaren van fysieke facturen
Bewaren van digitale facturen
Facturen die je via mail ontvangt mag je niet uitprinten en in een ordner bewaren. Digitale facturen mag je uitsluitend digitaal bewaren. Dit is echter niet voldoende. Je moet kunnen aantonen dat je deze factuur na ontvangst niet hebt aangepast. Het is daarom belangrijk dat je ook de originele mail waar de factuur als bijlage aan toegevoegd is ook opslaat.
Belangrijk – zorg voor back-ups
Het is ook belangrijk te weten dat je deze gegevens 7 jaar moet bewaren, om dat goed en veilig te doen. Er wordt van je verwacht dat je als ondernemer back-ups maakt van jouw digitale administratie. Hiermee blijft de administratie toegankelijk en controleerbaar voor de Belastingdienst.
Digitale administratie en online samenwerkingsplatform
Een deel van de ondernemingen vindt dit erg lastig vinden en ziet dit ook als een extra werk. Een uitkomst hierbij is het gebruiken maken van een digitale administratie en een online samenwerkingsplatform. Naast dat je accountant of boekhouder je gegevens volgens de regels bijhoudt voldoe je ook aan je fiscale bewaarplicht. Je gegevens worden in de Cloud bewaard. De back-ups van jouw administratie en overige gegevens worden automatisch gedaan.
Bewaren van fysieke facturen
Facturen die je via post op papier ontvangt mag je wel digitaal bewaren. Je mag facturen op papier converteren naar een digitaal bestand. Het is wel belangrijk dat dit volgens de door de Belastingdienst aangeleverde procedure wordt gedaan. Een hulpmiddel hierbij kan zijn om een scan en herken app te gebruiken. Het is van belang dat echtheidskenmerken niet verloren gaan. Met deze app kun je facturen en bonnen inscannen en worden ze aan je administratie toegevoegd.
Bewaren van fysieke facturen
Facturen die je via post op papier ontvangt mag je wel digitaal bewaren. Je mag facturen op papier converteren naar een digitaal bestand. Het is wel belangrijk dat dit volgens de door de Belastingdienst aangeleverde procedure wordt gedaan. Een hulpmiddel hierbij kan zijn om een scan en herken app te gebruiken. Het is van belang dat echtheidskenmerken niet verloren gaan. Met deze app kun je facturen en bonnen inscannen en worden ze aan je administratie toegevoegd.
Digitale ontwikkeling zoals e-facturen met UBL-codes
Het is wel aan te bevelen om mee te gaan in de digitale ontwikkeling en over te gaan op het ontvangen en verzenden van e- facturen. Een e-factuur is factuur is een bestand met gestandaardiseerde codes (UBL). Hierin is vastgelegd wat de informatie op de factuur betekent (wat het adres is, de factuurregel of de BTW) en waar het vandaan komt. E-facturen staan juridisch gezien gelijk aan een papieren en of digitale pdf-factuur. Hiermee weet je direct dat je voldoet aan het bewaren van de juiste gegevens van facturen.
Digitale bewaarplicht voor ondernemers
De belastingdienst digitaliseert steeds meer. De blauwe enveloppen zijn er nog, maar ook die zullen in de toekomst uiteindelijk verdwijnen. Er vindt steeds meer een verplaatsing van fiscale bewaarplicht naar digitale bewaarplicht. Ondernemers gaan steeds meer gebruik maken van digitale administraties die voor hen beschikbaar worden gesteld door hun accountant, boekhouder en/of belastingadviseur. Hierdoor kunnen ze beter voldoen aan de bewaarplicht.
Fiscale bewaarplicht wordt digitale bewaarplicht
Wanneer je als ondernemer nog steeds digitale facturen uitprint en netjes in een ordner stopt dan denk je waarschijnlijk dat je alles op orde hebt. Maar dat is dus niet zo. De fiscale bewaarplicht zal over niet al te lange tijd plaats zal maken voor de digitale bewaarplicht. Wil je als ondernemer daaraan voldoen dan is het verstandig om nu al stappen te ondernemen.
Advies van Sanacount – digitale administratie
Wil je als ondernemer jouw administratie goed in orde hebben en voldoen aan de bewaarplicht? Dan is het aan te raden om gebruik te maken van een digitale administratie aangeboden door jouw belastingadvieskantoor of accountantskantoor. Wij als Sanacount maken al volop gebruik van deze mogelijkheden.
Voordelen van online boekhouden
Wij helpen je als ondernemer om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht. Al je gegevens worden opgeslagen in de Cloud waardoor jij, wij en derden zoals de Belastingdienst makkelijk de gegevens kunnen inzien. Én eventueel controle kunnen uitvoeren. Daarnaast zijn het veilige systemen en hoef je ook niet te denken aan de back-ups. Kortom, online boekhouden heeft vele voordelen.
Meer weten over bewaarplicht of digitalisering?
Wil je meer weten over bewaarplicht, de Cloud en privacy van je gegevens? Of hoe je je administratie efficiënter kan inrichten door juist te digitaliseren? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag om nu al de juiste stappen te maken om over te gaan op een digitale administratie. Zo ben je klaar voor de toekomst.
