Fiscale bewaarplicht: Loop ik risico?

Fiscale bewaarplicht Loop ik risico - Nieuws - Blogs - Sanacount

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren. Dit is de zogenoemde fiscale bewaarplicht. Voor welke gegevens geldt dit eigenlijk? Geldt dit ook voor digitale stukken? Zijn er ook uitzonderingen? Wat zijn de gevolgen voor het niet voldoen aan de bewaarplicht? Wordt er voldaan aan de bewaarplicht indien fysieke facturen worden in gescand en bewaard? In deze blog worden deze vragen besproken.

Administratiegegevens waarvoor de bewaarplicht geldt

Alle gegevens van de onderneming, zowel op papier als in digitale vorm horen bij de administratie. En hiervoor geldt de bewaarplicht. Voorbeelden hiervan zijn:

 

  • Kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • Financiële aantekeningen
  • Tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • Bankafschriften
  • Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • Agenda’s en afsprakenboeken
  • Correspondentie
  • Software en databestanden

De regels voor digitale gegevens

Veel gegevens worden eerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie. Maar bijvoorbeeld ook om de zakelijke agenda bijgehouden met een mobiele telefoon. De verkoopgegevens die geregistreerd worden in een kassasysteem. En de administratie van bedrijfsprocessen die via internet gaan (zoals verkoop van een webshop). De administratieplicht is dus heel ruim. Verstandig is bij twijfel de stukken in ieder geval te bewaren en regelmatig een back-up te maken van computerbestanden.

Uitzonderingen op de bewaarplicht

Voor bepaalde gegevens in de administratie geldt een verlengde bewaartermijn. Gegevens met betrekking van onroerende zaken, zoals bedrijfspanden dienen 10 jaar bewaard te worden. Deze verlengde bewaartermijn van 10 jaar geldt ook voor ondernemingen die elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten, radio en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten verlenen.

Wanneer begint de bewaartermijn?

Van belang is verder te vermelden dat de bewaartermijn van de gegevens begint te lopen nadat de actualiteitswaarde is vervallen. Een huurcontract dient dus zeven jaar worden bewaard nadat het huurcontract is verlopen. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld adresgegevens van debiteuren en prijs- en artikelbestanden.

Gevolgen niet voldoen aan de fiscale bewaarplicht

Indien er op (delen) niet voldaan wordt aan de fiscale bewaarplicht dan kan dit gevolgen hebben voor de bewijspositie jegens de Belastingdienst. Er geldt dan een verzwaring of omkering van de bewijslast.

Het ontbreken van facturen

Bijvoorbeeld indien verkoopfacturen ontbreken kan de Belastingdienst een (hoge) schatting maken van de verwachte omzet over een bepaald aantal jaar(en). De belastingplichtige dient dan aan te tonen dat de schatting onjuist is. Door het ontbreken van de bescheiden wordt dit vaak een heel lastig verhaal.

Omzetting van papieren facturen naar digitale facturen

 Het inscannen van facturen op papier naar digitale facturen heet conversie. Alle gegevens behoudens de balans- en resultatenrekening mogen worden omgezet indien wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

  • Alle gegevens van het document worden omgezet
  • De gegevens zijn inhoudelijk juist
  • De nieuwe gegevensdrager is de gehele bewaartermijn beschikbaar
  • De geconverteerde gegevens kunnen binnen redelijke termijn leesbaar worden gemaakt
  • Controle van de geconverteerde gegevens kunnen binnen een redelijke termijn plaats vinden

Behouden van echtheidskenmerken

Van belang is dat de gegevens volledig worden overgezet (voor en achterkant) en echtheidskenmerken behouden blijven (watermerk, kleur en papiersoort). Kan dit niet gewaarborgd worden dan dient dit gecompenseerd te worden met extra maatregelen. Middels een bankbetaling, een offerte of e-mails kan de integriteit en authenticiteit van de factuur dan worden aangetoond.

 

Let op: het inscannen van bonnen welke per kas worden betaald en welke worden geconverseerd voldoen meestal niet aan de voorwaarden.

Voldoet mijn administratie?

Wij kunnen ons voorstellen dat er over dit punt nog vele specifieke vragen zijn over hoe je het heeft geregeld. Loop je risico dat jouw administratie door de Belastingdienst (gedeeltelijk) wordt afgekeurd?

Sanacount adviseert graag

De adviseurs van Sanacount kunnen je aan de hand van jouw specifieke situatie begeleiden en adviseren bij dit vraagstuk. Desgewenst kunnen wij met de Belastingdienst ook bindende afspraken maken hierover zodat je hierover geen risico loopt. Twijfel dan ook niet contact met ons op te nemen. 

Deel pagina

Vragen over dit artikel?

 adviseert je graag!

Meer artikelen

Waarom maatschappelijk verantwoord ondernemen - BLogs - Nieuws - Sanacount

Waarom maatschappelijk verantwoord ondernemen?

Hoezo maatschappelijk verantwoord ondernemen Duurzaamheid begint steeds meer een hot topic te worden. Daarmee is in de zakelijke wereld ‘duurzaam ondernemen’ of ‘maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)’ ook niet meer weg te denken. Maar waarom zou je maatschappelijk verantwoord ondernemen? En bovendien: waar begin je? Het is immers best een flinke klus. Moet je nu je […]

Read More
Wanneer kan je het beste een B.V. oprichten - BLogs - Nieuws - Sanacount

Wanneer kan je het beste een bv oprichten?

Wanneer is het interessant om een bv op te richten? Heb je een eenmanszaak of een personenvennootschap (vof, maatschap, cv) anders gezegd een onderneming in de inkomstenbelasting (ook wel IB onderneming genoemd)? En wil je weten wanneer het voor jou interessant is om een bv op te richten? In deze blog lees je meer over […]

Read More
Alles over de oprichting van een BV - BLogs - Nieuws - Sanacount

Alles over de oprichting van een bv

Oprichting van een bv De afweging om een bv op te richten is weer actueel. Het tarief van de vennootschapsbelasting is verlaagd. En de ondernemersfaciliteiten voor de ondernemer in de inkomstenbelasting (ook wel IB ondernemer genoemd, bijvoorbeeld eenmanszaak of personenvennootschap) worden de komende jaren verder versoberd. De rechtsvorm bv biedt dus diverse fiscale voordelen. Maar […]

Read More
Belangrijke wetswijzigingen per 1 juli 2021 BLogs - Nieuws - Sanacount

Belangrijke wetswijzigingen per 1 juli 2021

Wet- en regelgeving die ingaat per 1 juli 2021 Per 1 juli 2021 zullen er een aantal belangrijke veranderingen in de wet- en regelgeving worden doorgevoerd die wellicht gevolgen kunnen hebben ondernemingen. We hebben de veranderingen voor je op een rijtje gezet in deze blog. Tip 1: Per 1 juli gaan de regels voor BTW […]

Read More
Vakantiegeld later uitbetalen door COVID-19, wat zijn de opties - BLogs - Nieuws - Sanacount

Vakantiegeld later uitbetalen door COVID-19, wat zijn de opties?

Vakantiegeld later uitbetalen door corona, kan dat? De voortdurende coronacrisis heeft in kleine en grotere mate gevolgen voor vrijwel alle ondernemers in Nederland. Een tekort aan liquide middelen is een vaak voorkomend gevolg dat velen ervaren. En dan komt nu net de maand mei om de hoek kijken. De maand waarin het personeel hun vakantiegeld normaliter […]

Read More
BTW en inkoopfactuur uit het buitenland hangt er vanaf! - BLogs - Nieuws - Sanacount

BTW en inkoopfactuur uit het buitenland: hangt ervan af!

Hoe zit het ook alweer met de BTW en inkoopfacturen uit het buitenland? Als ik een vraag krijg over de BTW is mijn eerste reactie bijna altijd: “Hangt ervan af”. De BTW-wetgeving staat namelijk vol met uitzonderingen. Daarnaast hebben de landen van de Europese Unie een gemeenschappelijk BTW-stelsel. Terugkerende vraagstukken over de BTW-aangifte In de […]

Read More
Zakelijk of privé beleggen - wat is de beste keuze - BLogs - Nieuws - Sanacount

Zakelijk of privé beleggen – Wat is de beste keuze?

Zakelijk of privé beleggen? Hoe maak ik de juiste keuze? Ondanks de huidige economische tijd groeit het aantal mensen dat belegt nog steeds. Binnen het beleggen zijn veel verschillende opties en dus heel wat keuzes om te maken. Maar wat is de verstandigste keuze? Zakelijk of privé beleggen? In deze blog nemen we je mee […]

Read More
Effectief netwerken in tijden van corona - hoe doe je dat BLogs - Nieuws - Sanacount

Effectief netwerken in tijden van corona – Hoe doe je dat?

Effectief netwerken in tijden van corona – Hoe zit dat? Veel mensen werken tijdens de coronacrisis noodgedwongen thuis. Zo ook veel ondernemers. Hierdoor lijkt het lastiger om te kunnen netwerken en jouw netwerk verder uit te breiden. Van fysieke ontmoetingen naar het zoeken van binding op afstand. In beginsel was dit voor ons allen even […]

Read More
Ready for One-Stop-Shop! Nieuwe BTW-regeling op e-commerce - BLogs - Nieuws - Sanacount

Ready for One-Stop-Shop?! Nieuwe BTW-regeling op e-commerce

Ready for One-Stop-Shop?! E-commerce is booming business. Het aantal digitale shoppers en bestedingen nam de afgelopen jaren al sterk toe, maar is door de coronacrisis alleen maar harder gestegen. Mede door de coronamaatregel van het sluiten van de stenen winkel is het niet zo gek dat steeds meer ondernemers besloten een webshop te beginnen. Verandering […]

Read More