Fiscale bewaarplicht: Loop ik risico?

Fiscale bewaarplicht Loop ik risico - Nieuws - Blogs - Sanacount

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren. Dit is de zogenoemde fiscale bewaarplicht. Voor welke gegevens geldt dit eigenlijk? Geldt dit ook voor digitale stukken? Zijn er ook uitzonderingen? Wat zijn de gevolgen voor het niet voldoen aan de bewaarplicht? Wordt er voldaan aan de bewaarplicht indien fysieke facturen worden in gescand en bewaard? In deze blog worden deze vragen besproken.

Administratiegegevens waarvoor de bewaarplicht geldt

Alle gegevens van de onderneming, zowel op papier als in digitale vorm horen bij de administratie. En hiervoor geldt de bewaarplicht. Voorbeelden hiervan zijn:

 

  • Kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • Financiële aantekeningen
  • Tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • Bankafschriften
  • Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • Agenda’s en afsprakenboeken
  • Correspondentie
  • Software en databestanden

De regels voor digitale gegevens

Veel gegevens worden eerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie. Maar bijvoorbeeld ook om de zakelijke agenda bijgehouden met een mobiele telefoon. De verkoopgegevens die geregistreerd worden in een kassasysteem. En de administratie van bedrijfsprocessen die via internet gaan (zoals verkoop van een webshop). De administratieplicht is dus heel ruim. Verstandig is bij twijfel de stukken in ieder geval te bewaren en regelmatig een back-up te maken van computerbestanden.

Uitzonderingen op de bewaarplicht

Voor bepaalde gegevens in de administratie geldt een verlengde bewaartermijn. Gegevens met betrekking van onroerende zaken, zoals bedrijfspanden dienen 10 jaar bewaard te worden. Deze verlengde bewaartermijn van 10 jaar geldt ook voor ondernemingen die elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten, radio en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten verlenen.

Wanneer begint de bewaartermijn?

Van belang is verder te vermelden dat de bewaartermijn van de gegevens begint te lopen nadat de actualiteitswaarde is vervallen. Een huurcontract dient dus zeven jaar worden bewaard nadat het huurcontract is verlopen. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld adresgegevens van debiteuren en prijs- en artikelbestanden.

Gevolgen niet voldoen aan de fiscale bewaarplicht

Indien er op (delen) niet voldaan wordt aan de fiscale bewaarplicht dan kan dit gevolgen hebben voor de bewijspositie jegens de Belastingdienst. Er geldt dan een verzwaring of omkering van de bewijslast.

Het ontbreken van facturen

Bijvoorbeeld indien verkoopfacturen ontbreken kan de Belastingdienst een (hoge) schatting maken van de verwachte omzet over een bepaald aantal jaar(en). De belastingplichtige dient dan aan te tonen dat de schatting onjuist is. Door het ontbreken van de bescheiden wordt dit vaak een heel lastig verhaal.

Omzetting van papieren facturen naar digitale facturen

 Het inscannen van facturen op papier naar digitale facturen heet conversie. Alle gegevens behoudens de balans- en resultatenrekening mogen worden omgezet indien wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

  • Alle gegevens van het document worden omgezet
  • De gegevens zijn inhoudelijk juist
  • De nieuwe gegevensdrager is de gehele bewaartermijn beschikbaar
  • De geconverteerde gegevens kunnen binnen redelijke termijn leesbaar worden gemaakt
  • Controle van de geconverteerde gegevens kunnen binnen een redelijke termijn plaats vinden

Behouden van echtheidskenmerken

Van belang is dat de gegevens volledig worden overgezet (voor en achterkant) en echtheidskenmerken behouden blijven (watermerk, kleur en papiersoort). Kan dit niet gewaarborgd worden dan dient dit gecompenseerd te worden met extra maatregelen. Middels een bankbetaling, een offerte of e-mails kan de integriteit en authenticiteit van de factuur dan worden aangetoond.

 

Let op: het inscannen van bonnen welke per kas worden betaald en welke worden geconverseerd voldoen meestal niet aan de voorwaarden.

Voldoet mijn administratie?

Wij kunnen ons voorstellen dat er over dit punt nog vele specifieke vragen zijn over hoe je het heeft geregeld. Loop je risico dat jouw administratie door de Belastingdienst (gedeeltelijk) wordt afgekeurd?

Sanacount adviseert graag

De adviseurs van Sanacount kunnen je aan de hand van jouw specifieke situatie begeleiden en adviseren bij dit vraagstuk. Desgewenst kunnen wij met de Belastingdienst ook bindende afspraken maken hierover zodat je hierover geen risico loopt. Twijfel dan ook niet contact met ons op te nemen. 

Deel pagina

Vragen over dit artikel?

 adviseert je graag!

Meer artikelen

Effectief netwerken in tijden van corona - hoe doe je dat BLogs - Nieuws - Sanacount

Effectief netwerken in tijden van corona – Hoe doe je dat?

Effectief netwerken in tijden van corona – Hoe zit dat? Veel mensen werken tijdens de coronacrisis noodgedwongen thuis. Zo ook veel ondernemers. Hierdoor lijkt het lastiger om te kunnen netwerken en jouw netwerk verder uit te breiden. Van fysieke ontmoetingen naar het zoeken van binding op afstand. In beginsel was dit voor ons allen even […]

Read More
Ready for One-Stop-Shop! Nieuwe BTW-regeling op e-commerce - BLogs - Nieuws - Sanacount

Ready for One-Stop-Shop?! Nieuwe BTW-regeling op e-commerce

Ready for One-Stop-Shop?! E-commerce is booming business. Het aantal digitale shoppers en bestedingen nam de afgelopen jaren al sterk toe, maar is door de coronacrisis alleen maar harder gestegen. Mede door de coronamaatregel van het sluiten van de stenen winkel is het niet zo gek dat steeds meer ondernemers besloten een webshop te beginnen. Verandering […]

Read More
Sanacount Corona (COVID-19) update - Blogs - Nieuws - Sanacount

Sanacount Corona (COVID-19) update: TONK

Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK) Heb jij door de coronacrisis en de gevolgen hiervan een forse inkomensdaling? Bieden de huidige financiële maatregelen zoals de Tozo voor jou onvoldoende hulp? Dan kan je mogelijk (extra) financiële steun aanvragen voor het betalen van jouw woonlasten. Te weinig inkomsten voor noodzakelijke kosten? Het inkomen kan door de beperkende […]

Read More
Faillissement voorkomen De nieuwe wet WHOA biedt de uitkomst - BLogs - Nieuws - Sanacount

Faillissement voorkomen? De nieuwe wet WHOA biedt de uitkomst

WHOA – Zonder instemming schuldeisers akkoord op schuldregeling Per 1 januari 2021 ging de WHOA in: de nieuwe Wet Homologatie Onderhands Akkoord. Dreig jij failliet te gaan omdat jouw bedrijf te hoge schulden heeft? Of zit je al in een faillissement? Dan biedt de WHOA nu een extra mogelijkheid om jouw schulden te structureren. Met […]

Read More
Heb-jij-al-nagedacht-over-bedrijfsopvolging-BLogs-Nieuws-Sanacount-Bedrijfs-en-Belastingadvies.jpg

Heb jij al nagedacht over bedrijfsopvolging?

Heb jij al stil gestaan bij bedrijfsopvolging? Heb jij al nagedacht over bedrijfsopvolging? Hoe kan je dit fiscaal vriendelijk regelen? Moet je daar nu al voor in actie komen? Ja, er gaat waarschijnlijk binnenkort het een en ander veranderen in de bedrijfsopvolgingsregeling. Een ondernemer die vooruit wil kijken en nú in actie komt, kan hiermee duizenden […]

Read More
Mag het gebruikelijk loon dga lager zijn tijdens corona - BLogs - Nieuws - Sanacount Bedrijfs- en Belastingadvies

Uitleg – lager gebruikelijk loon dga tijdens corona, mag dat?

Gebruikelijke loon dga lager tijdens corona? Ben jij directeur-grootaandeelhouder (dga) in jouw bedrijf? Dan gelden er regels voor jouw minimale salaris. Jij moet dan namelijk minimaal een ‘gebruikelijk loon’ verdienen. Wat dit precies inhoudt lees jij in de blog met financiële en fiscale tips voor 2021. Het gebruikelijk loon voor dga’s is verhoogd van […]

Read More
Uitbreiding steunpakket bedrijven na strengere lockdown - Corona (COVID-19) update - Blogs - Nieuws - Sanacount

Uitbreiding corona steunpakket bedrijven na strengere lockdown

Kabinet breidt corona steunpakket bedrijven verder uit na strengere lockdown – Sanacount COVID-19 update De volledige lockdown is verlengd en dit heeft gevolgen voor veel ondernemers. Daarom zorgt het kabinet voor een uitbreiding van het corona steunpakket voor bedrijven. Deze zijn bedoeld om ondernemers die hard worden getroffen door de coronacrisis te ondersteunen. Sanacount zet de […]

Read More
Verbondenheid op afstand - 5 tips om de teamspirit te behouden tijdens de lockdown - Nieuws - Blogs - Sanacount

5 tips om de teamspirit te behouden tijdens de lockdown

Teamspirit behouden tijdens de lockdown doe je zo! Met een verlenging van de huidige lockdown zal thuiswerken de komende tijd de norm blijven. En niet zonder gevolgen: op afstand verbondenheid binnen een team creëren en behouden kan knap lastig zijn. Werknemers missen vaak toch de gesprekjes tijdens de koffiepauze. Of het ‘even naar binnen kunnen […]

Read More
TOP 20 financiële en fiscale tips om 2021 goed van start te gaan - Blogs - Nieuws - Sanacount

TOP 20 financiële en fiscale tips om 2021 goed van start te gaan

TOP 20 financiële en fiscale eindejaarstips voor 2021 Het einde van het jaar is in zicht. Veel ondernemers zijn druk bezig om alles op tijd af te ronden voor kerst. Er zijn talloze zaken waar jij aan moet denken voor het einde van het jaar. Uitzoeken waar er eventueel nog financiële en fiscale voordelen te […]

Read More