Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren. Dit is de zogenoemde fiscale bewaarplicht. Voor welke gegevens geldt dit eigenlijk? Geldt dit ook voor digitale stukken? Zijn er ook uitzonderingen? Wat zijn de gevolgen voor het niet voldoen aan de bewaarplicht? Wordt er voldaan aan de bewaarplicht indien fysieke facturen worden in gescand en bewaard? In deze blog worden deze vragen besproken.
Administratiegegevens waarvoor de bewaarplicht geldt
Alle gegevens van de onderneming, zowel op papier als in digitale vorm horen bij de administratie. En hiervoor geldt de bewaarplicht. Voorbeelden hiervan zijn:
- Kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
- Financiële aantekeningen
- Tussentijds gemaakte controleberekeningen
- Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- Bankafschriften
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- Agenda’s en afsprakenboeken
- Correspondentie
- Software en databestanden
De regels voor digitale gegevens
Veel gegevens worden eerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie. Maar bijvoorbeeld ook om de zakelijke agenda bijgehouden met een mobiele telefoon. De verkoopgegevens die geregistreerd worden in een kassasysteem. En de administratie van bedrijfsprocessen die via internet gaan (zoals verkoop van een webshop). De administratieplicht is dus heel ruim. Verstandig is bij twijfel de stukken in ieder geval te bewaren en regelmatig een back-up te maken van computerbestanden.
Uitzonderingen op de bewaarplicht
Voor bepaalde gegevens in de administratie geldt een verlengde bewaartermijn. Gegevens met betrekking van onroerende zaken, zoals bedrijfspanden dienen 10 jaar bewaard te worden. Deze verlengde bewaartermijn van 10 jaar geldt ook voor ondernemingen die elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten, radio en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten verlenen.
Wanneer begint de bewaartermijn?
Van belang is verder te vermelden dat de bewaartermijn van de gegevens begint te lopen nadat de actualiteitswaarde is vervallen. Een huurcontract dient dus zeven jaar worden bewaard nadat het huurcontract is verlopen. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld adresgegevens van debiteuren en prijs- en artikelbestanden.
Gevolgen niet voldoen aan de fiscale bewaarplicht
Indien er op (delen) niet voldaan wordt aan de fiscale bewaarplicht dan kan dit gevolgen hebben voor de bewijspositie jegens de Belastingdienst. Er geldt dan een verzwaring of omkering van de bewijslast.
Het ontbreken van facturen
Bijvoorbeeld indien verkoopfacturen ontbreken kan de Belastingdienst een (hoge) schatting maken van de verwachte omzet over een bepaald aantal jaar(en). De belastingplichtige dient dan aan te tonen dat de schatting onjuist is. Door het ontbreken van de bescheiden wordt dit vaak een heel lastig verhaal.
Omzetting van papieren facturen naar digitale facturen
Het inscannen van facturen op papier naar digitale facturen heet conversie. Alle gegevens behoudens de balans- en resultatenrekening mogen worden omgezet indien wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:
- Alle gegevens van het document worden omgezet
- De gegevens zijn inhoudelijk juist
- De nieuwe gegevensdrager is de gehele bewaartermijn beschikbaar
- De geconverteerde gegevens kunnen binnen redelijke termijn leesbaar worden gemaakt
- Controle van de geconverteerde gegevens kunnen binnen een redelijke termijn plaats vinden
Behouden van echtheidskenmerken
Van belang is dat de gegevens volledig worden overgezet (voor en achterkant) en echtheidskenmerken behouden blijven (watermerk, kleur en papiersoort). Kan dit niet gewaarborgd worden dan dient dit gecompenseerd te worden met extra maatregelen. Middels een bankbetaling, een offerte of e-mails kan de integriteit en authenticiteit van de factuur dan worden aangetoond.
Let op: het inscannen van bonnen welke per kas worden betaald en welke worden geconverseerd voldoen meestal niet aan de voorwaarden.
Voldoet mijn administratie?
Wij kunnen ons voorstellen dat er over dit punt nog vele specifieke vragen zijn over hoe je het heeft geregeld. Loop je risico dat jouw administratie door de Belastingdienst (gedeeltelijk) wordt afgekeurd?
