De jaarrekening deponeren

Een jaarrekening moet je deponeren bij de Kamer van Koophandel (KVK). Voor veel bedrijven is dit verplicht. Er zijn meerdere manieren om een jaarrekening te deponeren; via de online service Zelf Deponeren Jaarrekening, via Standard Business Reporting (SBR) en op papier. Welke je gebruikt is afhankelijk van de bedrijfsklasse. Niet alle bedrijfsklassen mogen alle bovenstaande methodes gebruiken.

Online service Zelf Deponeren Jaarrekening

Wanneer de onderneming in de bedrijfsklasse micro, klein en middelgroot valt, kan de jaarrekening (na boekjaar 2016 of 2017) enkel digitaal worden gedeponeerd. Het is voor deze organisaties ook mogelijk om de jaarrekening te deponeren via een geschikte financiële software of met hulp van een financieel intermediair. Naar verwachting zullen ook organisaties in de bedrijfsklasse groot vanaf 2023 hun jaarrekening online moeten deponeren.

Deponeren via SBR

De meeste bedrijven deponeren hun jaarrekening digitaal via Standard Business Reporting (SBR). SBR is de nationale standaard voor digitale uitwisseling van bedrijfsmatige rapportages. SBR maakt gebruik van XBRL. XBRL is de standaard ‘taal’ voor digitaal rapporteren.  Belastingaangiften en jaarrekeningen vallen ook onder de XBRL. SBR wordt gebruikt door onder andere de KVK, de Belastingdienst, banken en het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS).

Je kan op verschillende manieren deponeren met SBR, dit is afhankelijk van de bedrijfsklasse. Heeft jouw onderneming de bedrijfsklasse micro of klein? Dan hoef je slechts beperkte informatie te deponeren. Dit kan je doen met SBR maar kan ook gemakkelijk via de online service Zelf Deponeren Jaarrekening.

Om hier gebruik van te maken heb je de volgende zaken nodig:

1. de jaarrekening;
2. een KVK-account met autorisatie voor deponeren of een eHerkenningsmiddel van minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 (EH@) of toegangscode gekoppeld aan de rechtspersoon waarvoor je deponeert.

Heeft jouw onderneming de bedrijfsklasse middelgroot of groot? Dan moet je uitgebreidere informatie deponeren. Hiervoor kan je het beste gebruik maken van een geschikte software. Tevens heb je een PKIoverheid-certificaat nodig om de jaarrekening te verzenden.

Heb je geen SBR-software en valt jullie bedrijf wel onder middelgroot? Dan kan je een XBRL-jaarrekeningopstellen. Met de XBRL-tool van de KVK kun je deze deponeren. Let altijd goed op het KVK-nummer, zorg ervoor dat het juiste nummer is ingevuld.

Deponeren op papier

Deponeren op papier wordt steeds verder afgebouwd. In de volgende situaties is het volgens de KVK  nog mogelijk om een jaarrekening per post (of per e-mail) te versturen.

Als jullie de jaarrekening per mail of post deponeren, hanteert de KVK de ontvangstdatum als deponeringsdatum. Het is in geen enkel geval mogelijk om een jaarrekening bij de balie in te leveren.