Lastige debiteuren

Debiteurenbeheer is niet altijd rozengeur en maneschijn, het kan een flink lastig onderdeel van het ondernemen en van de bedrijfsvoering zijn. Al helemaal wanneer je te maken hebt met lastige debiteuren; debiteuren die niet willen of kunnen betalen. Een gezond debiteurenbeheer is belangrijk voor een organisatie. Hoe langer rekeningen open staan, hoe meer renteverlies je lijdt en hoe later het geld binnenkomt en hoe meer de cashflow onder druk komt te staan. Dus, hoe ga je om met lastige debiteuren?

Een logische eerste stap wanneer iemand niet betaalt, is het sturen van een herinneringsmail met de vraag alsnog binnen een bepaalde termijn te betalen. Je kan een vast moment kiezen om dit te doen, bijvoorbeeld 1 week na het verstrijken van de betalingstermijn. Indien dit niet het gewenste resultaat heeft, kan je overgaan tot het nabellen. Zorg ervoor dat je voorbereid het gesprek ingaat en je goede nadenkt over de communicatiemethode. Je wilt immers dat de klant overgaat tot betaling, maar je wilt ook klantvriendelijk blijven.

Indien dit nog steeds geen effect heeft, kan het verstandig zijn om een aanmaningstraject te starten. Dit kan in samenwerking met een incassobureau. Twee aandachtspunten:

• Voor particuliere klanten geldt dat er minstens een herinnering gestuurd moet worden waarin je de klant 14 dagen de tijd geeft om alsnog te betalen, voordat een incasso traject gestart mag worden. Deze 14 dagen gaan in na ontvangst van de aanmaning door de klant. Vermeld op de herinnering aan de klant altijd dat incassokosten verhaald zullen worden op de klant.
• Voor zakelijke klanten is een aanmaning niet vereist maar wel gebruikelijk.

Gemiddeld sturen bedrijven 1 tot 3 aanmaningen voordat ze een incassobureau inschakelen. Een incassobureau kan soms ook worden ingezet op basis van no-cure-no-pay. Het nadeel van incassobureaus is dat de relatie met de klant onder druk kan komen te staan. Besluit je om een incassobureau in te schakelen, doe dan grondig onderzoek naar het incassobureau. Je wilt namelijk niet in zee gaan met een incassobureau dat niet netjes met je klanten omgaat.

Niet betalende debiteuren en de btw

Levert het bovenstaande geen resultaat op? Zorg er dan voor dat je tijdig de btw terugvraagt over de niet (of niet gedeeltelijk) betaalde facturen. Het kan namelijk zomaar zijn dat je al btw hebt afgedragen aan de Belastingdienst voor de uitgebrachte factuur. Dit mag je doen wanneer je zeker weet dat de factuur oninbaar is. Officieel is dit uiterlijk 1 jaar na de afgesproken betaaldatum, dan wordt een factuur oninbaar verklaard. Bij het ontbreken van een afgesproken betaaltermijn geldt de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen. Wanneer het al eerder dan een jaar na de betaaldatum is aan te tonen dat de factuur oninbaar is, kan je de btw al eerder terugvragen.

Het btw-bedrag dat je wilt terugvragen verwerk je uiterlijk in het tijdvak waarin de een-jaarstermijn is verstreken. Betaalt de klant alsnog? Geef dan de verschuldigde btw aan in het tijdvak waarin de betaling heeft plaatsgevonden.