Echte verandering begint bij mensen, niet bij papier

Ik werk al jaren met gemeenten. En telkens zie ik hetzelfde gebeuren. Er wordt veel tijd gestoken in plannen maken. Managers schrijven rapporten, vergaderingen worden ingepland. Maar uiteindelijk verdwijnen die plannen naar de achtergrond. Niet omdat ze slecht zijn, maar omdat ze niet passen bij hoe het werk echt gaat.

Wat ik geleerd heb, is dit: het gaat niet om betere plannen. Het gaat om ruimte geven aan mensen om zelf beter te worden.

Waarom plannen vaak niet werken

Bij elke interimklus zie ik het terug. Het teamplan ziet er keurig uit. Ambities zijn duidelijk, doelen zijn SMART geformuleerd. Maar als ik dan vraag: wat verandert er morgen echt? Dan blijft het stil.

En dan weet ik genoeg. Het eerste probleem is dat plannen vaak te abstract zijn. Medewerkers zeggen: ik begrijp dit niet, wat moet ik nu precies doen? Dat hoorde ik laatst nog in een teamoverleg bij een gemeente waar ik werk.

Niet omdat mensen het niet snappen. Maar omdat het plan vanachter een bureau is geschreven, en niet vanuit het werk zelf. Er staan mooie doelen in, maar drie dingen ontbreken:

1. medewerkers herkennen hun werk er niet in
2. ze weten niet wat er precies van hen wordt verwacht
3. ze weten niet wat ze morgen anders moeten doen

Als een plan daar geen antwoord op geeft, dan ligt het niet aan het plan. Dan is de aanpak niet goed.

Het tweede probleem: niemand stelt de vraag hoe dan precies. Wat verandert er morgen? Wat betekent dit voor mijn werkweek? Wat laat ik los, en wie pakt wat op? Zonder dat gesprek blijft het bij goede bedoelingen. En daarmee verandert er niets.

De kennis zit al in het team

Wat ik keer op keer zie, is dat medewerkers zelf heel goed weten waar het spaak loopt. Ze zien waar werk dubbel gebeurt, waar fouten ontstaan, waar het sneller of slimmer kan. Maar als hun inzichten niet terugkomen in het plan, ontstaat afstand. Dan voelt het als iets van bovenaf. En wat niet als van jezelf voelt, daar voel je je ook niet verantwoordelijk voor. Dat is geen kwestie van motivatie. Het is een kwestie van niet luisteren.

Managers krijgen de opdracht om plannen te maken. Soms veranderen tussendoor de spelregels. Vaak is er weinig tijd of ruimte om het met het team te doen. Dus gebeurt het alleen, achter het bureau. Terwijl de antwoorden in het team liggen. Ook managers voelen druk. Ook zij moeten aan verwachtingen voldoen. En precies daar, tussen papier en praktijk, gaat het mis.

Er wordt hard gewerkt, maar zonder richting

In veel gemeenten wordt enorm hard gewerkt. Maar zonder heldere focus. Doelen zijn vaag, verwachtingen onduidelijk. Alles lijkt belangrijk, dus krijgt niets echt voorrang. Het lijkt alsof mensen niet gemotiveerd zijn, maar dat is het niet. Het is een vertaalslag die ontbreekt. Van ambities naar dagelijks werk. En juist die kunnen we samen maken.

Veranderen begint met luisteren

Echte verandering begint niet met een plan. Het begint met luisteren. Niet naar een stuurgroep of taskforce, maar naar de mensen die het werk doen. Vraag wat er schuurt. Waar het vastloopt. Wat energie kost. Wat ze morgen anders zouden doen, als dat kon. Dat zijn geen zachte vragen. Dat is de kern van verbeteren.

Een simpele werkwijze ‘het verwonderdocument’

Een praktische manier om dat op gang te brengen is het verwonderdocument. Vraag medewerkers niet wat fout ging, maar: wat viel je op vandaag?
Bijvoorbeeld:

• datum: …
• dit ging goed: …
• dit frustreerde me: …
• volgende keer zou ik dit anders doen: …

Kost weinig tijd. Geen rapporten, geen gedoe. Maar het levert goud op. Want het zijn observaties van mensen die het werk doen. En daar zit de echte kennis.

Geen dik plan, maar een simpele cyclus

In plaats van een strategisch plan op twintig pagina’s, werk ik met een eenvoudige cyclus op één A4:
week 1: wat ging goed, wat niet?
week 2: wat zijn de drie grootste knelpunten?
week 3: wat pakken we op, wie doet het en wanneer?
week 4: werkt het, of moeten we bijsturen?
Elke week pas je aan wat nodig is. Geen perfect plan, maar stap voor stap leren wat werkt.

Een voorbeeld uit de praktijk

Bij gemeente X ging het over factuurverwerking. In plaats van een plan over efficiëntie tot 2025, vroeg ik: waar zit de frustratie? Het antwoord: we voeren alles handmatig in, automatische herkenning werkt niet goed, en de handleiding helpt niet. Toen stelde ik voor: wat als we beginnen met automatiseren voor de top 20 leveranciers? Wat heb je nodig, wie wil dat proberen?
Peter zei: ik wil dat wel oppakken.
We maakten samen een afspraak:

• Peter test automatische herkenning voor de top 20
• binnen twee weken
• doel: 90% automatisch verwerkt
• elke week kort overleg: wat leren we?

Geen projectplan. Geen stuurgroep. Gewoon doen. En bijstellen.

Waarom dit sneller werkt

In mijn ervaring gaat dit sneller. Het kost minder energie. En het levert meer op. Niet alles tegelijk. Niet alles vooraf dichttimmeren. Maar doen, leren, en aanpassen. Dat zorgt voor beweging. Als Peter merkt dat zijn aanpak werkt, komt motivatie vanzelf. Niet omdat het moet, maar omdat het resultaat oplevert.

De rol van de manager verandert

De manager is in deze aanpak geen beslisser, maar een ondersteuner. Iemand die:

• meer luistert dan praat
• ruimte maakt om te experimenteren
• beschermt tegen onnodige druk van buitenaf
• zorgt dat er overzicht blijft

Dat voelt soms onveiliger dan een strak plan. Maar het werkt beter. Mensen voelen zich gehoord. En dat maakt het verschil.

Ook bij digitalisering en AI

Hetzelfde zie ik bij digitalisering. Er komen plannen, roadmaps, verwachtingen. Maar in de praktijk werkt dat niet. Wat wel werkt? Samen ontdekken wat wél helpt. Begin klein. Laat teams zelf ervaren wat een tool kan betekenen. Laat zien hoe het tijd scheelt, fouten voorkomt of overzicht geeft.

Als mensen merken dat technologie hen ondersteunt, ontstaat beweging. Niet omdat het moet, maar omdat het werkt. AI is geen vervanger. Het is een slimme assistent. De medewerker blijft de piloot.

Kleine stappen brengen beweging

Ik zie het overal: kleine stappen werken beter. Eén knelpunt, één actie, één team en/ of medewerker. Daar begint het mee. Veel gemeenten doen het anders: groot project, veel geld, veel haast. En dan volgt vaak de teleurstelling. Mijn advies: begin klein. En bouw van daaruit verder.

Test jezelf

Wil je weten of je echt goed bezig bent? Leg het teamplan naast een werkdag. Kun je aanwijzen wat er morgen anders gaat? Wie iets anders doet? Hoe diegene dat weet?

Als je dat niet kunt aanwijzen, ligt het niet aan het plan. Dan zit het in de manier waarop je het aanpakt. 

Minder papier, meer vertrouwen

Echte verandering begint niet bovenin. Ze begint waar het werk gebeurt. Medewerkers weten vaak al waar het stroef loopt. Geef ze de ruimte. Kleine stappen gaan sneller dan grote plannen. En vertrouwen in je team brengt je verder dan welk papier ook. Niet langer de vraag: hebben we een goed plan? Maar: geven we onze mensen de ruimte om het beter te doen?

Dit artikel is gebaseerd op mijn praktijkervaring in gemeentelijke organisaties. Het is een opiniestuk, geen wetenschappelijk onderzoek.