Begin dit jaar hebben we Sanacount omgezet naar een bv. Een mooie stap in de ontwikkeling van onze organisatie, maar ook een traject dat ons op onderdelen heeft verrast. Als accountantskantoor begeleiden we deze omzettingen regelmatig voor klanten. De fiscale en juridische stappen kennen we goed. Toch merkten we dat de praktische uitvoering in het dagelijks werk meer tijd en afstemming vraagt dan veel ondernemers vooraf verwachten.

Omdat we zien dat andere ondernemers tegen vergelijkbare punten aanlopen, delen we hieronder onze belangrijkste ervaringen en inzichten. Niet om het proces zwaarder te maken dan het is, maar om duidelijk te laten zien waar je rekening mee kunt houden als je je onderneming omzet naar een bv.

Bankzaken: voor de bank ben je écht een nieuwe klant

Een van de eerste stappen is het openen van een zakelijke rekening voor de bv. Hoewel we al jarenlang klant zijn, wordt de bv juridisch gezien als een volledig nieuwe rechtspersoon. Daardoor doorloop je opnieuw het hele onboardingproces: identificaties, UBO-registratie, documentatie en Wwft-controles.

Wat daarbij opviel, is het verschil tussen banken. Sommige partijen regelen dit snel en efficiënt, terwijl andere banken langere interne controles hanteren. Dit heeft direct invloed op wanneer je kunt factureren en je financiële administratie kunt voortzetten vanuit de bv.

Onze tip: begin vroeg met het banktraject, zodat de doorlooptijd geen vertraging veroorzaakt.

G-rekening: een stap die vaak onderschat wordt

Werk je met een g-rekening? Dan is dit een belangrijk aandachtspunt. Een g-rekening hoort bij de rechtspersoon en kan niet worden overgezet. De bestaande rekening van de eenmanszaak of vof moet eerst worden beëindigd, waarna voor de bv een nieuwe aanvraag volgt.

Wij merkten dat hier tijd tussen kan zitten. Ook bij klanten zien we regelmatig dat dit proces langer duurt dan verwacht, vooral bij banken die aanvullende controles uitvoeren. In sectoren waar g-rekeningen verplicht of gebruikelijk zijn, is het verstandig dit ruim vooraf te plannen.

Voertuigen, lease en verzekeringen: meer administratieve stappen dan je denkt

Bij onze omzetting bleek dat voertuigen die juridisch eigendom waren van de oude rechtsvorm formeel moesten worden overgeschreven naar de bv. Dat betekent RDW-handelingen, eHerkenning en soms een nieuwe beoordeling door verzekeraars.

Ook leasecontracten werden niet automatisch overgezet. Sommige leveranciers verwerken de wijziging direct, maar andere voeren een volledige herbeoordeling uit. Hierdoor kunnen doorlooptijden oplopen en moet je soms aanvullende gegevens aanleveren.

Dit zien wij ook regelmatig in de praktijk bij ondernemers. Het kost tijd en vraagt om actieve opvolging.

Contracten en leveranciers: niet elke partij werkt hetzelfde

De omzetting naar een bv betekent dat veel leveranciers de nieuwe entiteit opnieuw beoordelen. Dat kan variëren van een eenvoudige mutatie tot een volledig nieuw contract.

In onze eigen omzetting liepen we tegen verschillende werkwijzen en responstijden aan. Bij sommige partijen was de wijziging direct verwerkt, terwijl andere leveranciers aanvullende documentatie vroegen of nieuwe overeenkomsten opstelden.

Een overzicht van al je lopende contracten helpt om deze stap gestructureerd en zonder onderbrekingen te doorlopen.

Pensioen en verzekeringen: je positie verandert

Bij de overgang naar een bv verandert ook je positie binnen de onderneming: je wordt dga. Dit heeft gevolgen voor persoonlijke verzekeringen en pensioenregelingen.

In ons geval moesten meerdere verzekeringen opnieuw beoordeeld of aangepast worden. Niet iedere polis sluit automatisch aan op de nieuwe situatie. Dit is iets wat we ook regelmatig tegenkomen bij klanten. Het is verstandig om dit vroegtijdig te laten beoordelen, zodat je niet onverwachts onverzekerd bent of dekking mist.

Fiscale keuzes: ruisend of geruisloos?

De keuze tussen ruisende of geruisloze inbreng blijft een belangrijk onderdeel van de omzetting. Deze beslissing bepaalt de fiscale afwikkeling van stille reserves en goodwill en heeft invloed op je toekomstige plannen, financieringsmogelijkheden en vermogensopbouw.

Voor veel ondernemers is dit dé keuze waar de meeste impact van uitgaat. Een tijdige analyse helpt om de juiste richting te bepalen.

Onze conclusie: de omzetting is meer dan alleen de notaris

De omzetting naar een bv is een waardevolle stap, maar de praktijk vraagt meer aandacht dan vaak wordt gedacht. Niet de fiscale of juridische kant zorgt voor de meeste uitdagingen, maar juist de praktische uitvoering: bankprocedures, wijzigingen bij leveranciers, verzekeringen, g-rekeningen en responstijden van externe partijen.

Onze eigen omzetting, én de trajecten die we dagelijks voor ondernemers begeleiden, laten zien dat een goede voorbereiding het proces aanzienlijk soepeler maakt.

Sta jij op het punt om je onderneming om te zetten naar een bv?

Wij helpen ondernemers dagelijks met dit traject. Heb je vragen of wil je sparren over jouw situatie? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee en zorgen dat jouw omzetting soepel en goed voorbereid verloopt.