Kerstpakketten, sportabonnementen, vergoedingen voor thuiswerken…de werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers de mogelijkheid tot diverse onbelaste vergoedingen aan werknemers. De WKR kan echter complex zijn en verandert regelmatig. In dit artikel lees je de regels voor 2024 en hoe je de WKR optimaal kunt inzetten voor jullie bedrijf of organisatie.

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

De basisregel is alles wat je ontvangt voor je werkzaamheden fiscaal gezien wordt als loon, die bij de werknemer belast is. Dit geldt ook voor zaken als koffie betaald door de werkgever, een kerstpakket, een zakelijk lunch, gratis parkeren op je werk etc.

Via de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever onbelaste vergoedingen aan werknemers geven. Je mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Vóór de invoering van de WKR in 2015 golden andere regels wat onder belastbaar loon valt en wat onbelast kon. Dat is nu anders. De WKR zorgt ervoor dat sommige vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onbelast blijven, wat voordelig is voor zowel werkgevers als werknemers.

Vrije ruimte binnen de WKR

De werkgever kan bij bepaalde looncomponenten ervoor kiezen om de loonheffing niet in te houden op het loon van de werknemer maar de loonbelasting voor de werkgever te laten komen.

De werkgever is niet over de eerste euro direct belasting verschuldigd, hij kan gebruik maken van de vrije ruime.

De vrije ruimte is het bedrag dat je als werkgever onbelast kunt vergoeden. In 2024 is deze vrije ruimte vastgesteld op 1,92% van de loonsom tot €400.000. Dit betekent dat je tot €7.680 onbelast kunt vergoeden bij een loonsom van €400.000. Voor hogere loonsommen gelden andere percentages. Vergoedingen die de vrije ruimte overschrijden, worden belast met een eindheffing van 80%.

Soorten werkkostenvergoedingen

Het is cruciaal om te weten welke kosten onder de WKR vallen en hoe je ze correct toepast. Er zijn vijf categorieën vergoedingen:

1. Nihilwaarderingen: In deze categorie zijn een aantal verstrekking benoemd die onbelast verstrekt mogen worden. Dit omvat verstrekkingen die op de werkplek plaatsvinden zoals het gebruik van een computer, bureau en fitnessruimte, koffie en consumpties, een OV-kaart of een renteloze lening voor de aankoop van een fiets of scooter.
2. Gerichte vrijstellingen: In deze categorie zijn een aantal posten benoemd die onbelast vergoed mogen worden en beperken de vrije ruimte niet. Dit omvat kosten zoals woon-werkverkeer (tot €0,23 per kilometer), tijdelijke verblijfskosten, zakelijke cursussen, maaltijden bij overwerken en een vergoeding voor de aanvraag van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
3. Aangewezen vergoedingen binnen de vrije ruimte: Dit betreft Door de werkgeven aangewezen onbelaste vergoedingen en verstrekking (indien er voldoende vrije ruimte is), zoals personeelsfeestjes, sportschoolabonnementen, kerstpakketten en vergoedingen voor maaltijden.
4. Vergoedingen buiten de vrije ruimte: Aangewezen vergoeding en verstrekkingen die de vrije ruimte overschrijden, worden belast met een eindheffing van 80%. Ze moeten dan door de werkgever worden aangewezen in deze categorie (er kan ervoor ook gekozen worden om als loon te belasten). Niet alle looncomponenten mogen via de eindheffing worden belast. Sommige looncompenten zoals naheffingsaanslagen zijn verplicht eindheffingsloon en mogen niet via de vrije ruimte vergoed worden.
5. Intermediaire kosten: Deze kosten worden door de werknemer betaald en daarna door de werkgever terugbetaald. Het gaat bijvoorbeeld over zakelijke lunches of parkeerkosten die de werknemer voorschiet voor de werkgever. Deze vergoedingen is geen loon waarover belasting betaald moet worden omdat ze fiscaal worden beschouwd als terugbetaling van door de werknemer betaalde kosten namens de werkgever.

Administratie van de WKR

De Belastingdienst stelt geen specifieke aan de administratie van de WKR. Toch moet de invulling van de vrije ruimte na afloop van het kalenderjaar inzichtelijk zijn, zeker voor je eigen overzicht. Bovendien moet je altijd alle bestedingen kunnen verantwoorden. Het is aan te raden je administratie zo in te richten dat je in 1 oog op slag kan wat je tot nu toe hebt besteed in de vrije ruimte (en hoeveel ruimte er nog resteert). Het is belangrijk om per bon ook bij te houden voor wie en waarvoor de uitgave betreft.

Maak gebruik van de WKR

De werkkostenregeling biedt dus veel voordelen, maar het correct toepassen ervan vergt kennis en zorgvuldigheid. Door op de hoogte te blijven van de actuele regels en je administratie op orde te houden, kun je optimaal gebruikmaken van de WKR en zo bijdragen aan een aantrekkelijke werkomgeving voor je werknemers. Wij denken graag met je mee hoe je deze mooie regeling zo goed mogelijk kan inzetten. En die administratie, die nemen wij vanzelfsprekend uit handen.

Laat het ons weten als we je kunnen helpen.