Waarom interne controle in je bedrijf belangrijk
Tegenwoordig is het modern om een bedrijfscultuur gebaseerd op vertrouwen te handhaven. Echter, ontbrekende controle kan leiden tot fraude. Gelukkig gaat dit bijna altijd goed. Maar fraude is het laatste wat je wilt voor je bedrijf. Iedereen werkt hard om mooie resultaten neer te zetten, en dan gaat er iemand oneigenlijk met geld vandoor. Daarnaast is het een hoop gedoe. Je moet aangifte doen bij de politie, extra kosten, extra tijd. En probeer het geld maar eens terug te krijgen. Gelukkig is fraude grotendeels te voorkomen middels interne controle. Daar ga ik je meer over vertellen in dit artikel.
Wat is fraude?
Fraude is een vorm van bedrog. Het gaat om opzettelijk onrechtmatig of onwettig handelen van de fraudeur. Door een misleidende voorstelling van zaken te geven, met het oogmerk om economisch voordeel te behalen wordt iemand anders benadeeld.
Wanneer ontstaat fraude?
Een andere bekende uitspraak is: ‘gelegenheid maakt de dief’. Een van de pijlers voor het plegen van fraude (uit de fraude driehoek) is ‘gelegenheid’. De andere twee zijn ‘druk’ (denk aan ratio’s die behaald moeten worden voor een bank of een bonus, of een gokverslaving) en ‘rationalisatie’ (de fraudeur praat de fraude voor zichzelf goed).
Wat kan je doen om dit te voorkomen?
Kortom, het is belangrijk om fraude in een bedrijf te voorkomen. Hier zijn verschillende mogelijkheden voor.
Vierogenprincipe
Je kan het vierogenprincipe toepassen bij controle van inkoopfacturen, betalingen en salarissen. Inkoopfacturen goedkeuren door twee personen (in te richten bij onze partner Basecone (onze partner voor digitale documentverwerking als bijvoorbeeld inkoopfacturen)), betalingen laten goedkeuren door twee personen (in te richten bij je bank) en salarissen laten goedkeuren door twee personen (interne controle).
Functiescheiding
Als je voldoende personeel hebt, kan je door middel van functiescheiding mensen tegengestelde belangen geven. Een van de belangrijkste processen waar dit van belang is, is het inkoopproces. Degene die een inkooporder aanmaakt heeft een ander belang (juist inkopen) dan degene die de goederen ontvangt in het magazijn (juiste registratie van de goederen), die weer een ander belang heeft dan degene die de facturen registreert (juiste registratie van de factuur), die weer een ander belang heeft dan degene die de factuur betaalt (juiste betaling).
Ligt dit allemaal in één hand, dan kan degene die iets bestelt, goederen ontvangen en de factuur registreren én betalen. Het is dan wel heel aantrekkelijk om zo dat gewenste artikel (voor privé gebruik) te verwerken via de administratie van het bedrijf. Zeker als het om kleine bedragen gaat, valt het niet op maar kan het wel oplopen.
Kijk regelmatig naar de balans en verlies- en winstrekening
Als ondernemer ken je je bedrijf door en door. Je weet of er bijzonderheden zijn of niet. Zijn er vreemde afwijkingen te zien op de balans en winst- en verliesrekening, kijk er dan extra goed naar. Wat gebeurt daar?
Schakel externe partijen in
Door externe partijen in te schakelen, verklein je de kans dat er iets mis gaat. Denk aan een registeraccountant die de jaarrekening controleert van een beursgenoteerd bedrijf of een accountant die de jaarrekening samenstelt.
Nieuwe medewerker
Je hebt een leuke sollicitant op gesprek gehad. Vraag om referenties bij vorige werkgevers en controleer de diploma’s.
Luister naar je medewerkers
Zie je of hoor je vreemde dingen? Of komen medewerkers met bijzondere verhalen? Een medewerker met een laag salaris en een hele dure auto? Een niet gemotiveerde medewerker? Heeft een medewerker financiële problemen? Door te luisteren naar je medewerkers vang je mogelijk tijdig signalen op.
Voorkom verleiding
Denk hierbij aan de eerder genoemde functiescheiding maar ook een kluis waar waardevolle spullen worden opgeborgen, een bestel- of betaallimiet of een magazijn (bij waardevolle spullen) met een slot er op.
Klokkenluidersregeling
Vanaf 50 medewerkers is een klokkenluidersregeling verplicht. Dit kan je opnemen in je personeelshandboek of huishoudelijk regelement. Een klokkenluider brengt misstanden binnen een organisatie aan de kaak. In een dergelijke klokkenluidersregeling is bijvoorbeeld opgenomen waar advies kan worden ingewonnen, waar zaken gemeld kunnen worden, en hoe er met een melding wordt omgegaan.
Ja maar…
Je eerste gedachte is misschien: “Controle is niet léuk.” Stel dat je (per ongeluk) iets fout doet? Of je krijgt feedback waar je niet blij van wordt? Het vertrouwen van elkaar is een stuk prettiger en gezelliger.
Aan de andere kant… opbouwende kritiek en feedback kunnen leiden tot een gezondere, stabielere organisatie. Het is noodzakelijk om te leren en te ontwikkelen en om als organisatie te groeien.
